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.... Comptabilité

Contrôler la cohérence de la comptabilité

Pour les versions avant 181, la méthode était différente :

cliquer ici pour voir l'ancienne méthode.

Attention : on ne rigole plus. La comptabilité est un sujet sérieux.
Tellement sérieux que beaucoup de personnes en ont peur !!!

Pourtant, la compta n’est qu’une histoire de tuyauteries, de vases communicants.
La compta se résume à 2 colonnes qu’il faut s’arranger à équilibrer avec bon sens. Les seules opérations mathématiques à connaître sont l’addition et la soustraction !

Votre comptabilité et le support technique de VetoPartner

Merci de ne JAMAIS déranger le support technique de VetoPartner pour des questions de chiffres dans votre comptabilité.
Comprenez que quelques dizaines de milliers d'encaissements sont réalisés chaque jour sur l'ensemble des cliniques qui travaillent avec VetoPartner. Le support technique n'a pas vocation à corriger la saisie de votre comptabilité. Nous n'avons pas suffisamment de temps chaque jour pour réaliser ce travail en plus de tout ce que nous avons à faire.
Le « support technique » de VetoPartner ne corrigera pas non plus le problème à votre place.
C’est à vous de comprendre ce qui se passe, puis utiliser la bonne méthode pour y arriver (méthodes expliquées ci-dessous).
Mais franchement, avec les outils proposés, le travail est plus que « mâché » :)

En pratique, comment se présente un compte client ?

Pour chaque client, vous avez d’un côté un « tas » de factures et d’avoirs, et de l’autre côté un « tas » d’encaissements et de remboursements.

Entre ces deux « tas », existent des « liens » qui permettent au logiciel de savoir à quoi correspond l’argent, c’est-à-dire à quelle(s) facture(s) correspond un encaissement.

Si les liens sont cohérents, alors la comptabilité est cohérente.

Exemple

On comprend bien avec ces deux colonnes que la facture de 300 € est payée en partie par l’encaissement de 100 € et celui de 120 €. La facture de 40 € n’est pas encore payée.

Les dérèglements possibles

Plusieurs manipulations d’un être humain peuvent occasionner une incohérence dans les liens entre les encaissements et les factures. C’est par exemple le cas d’un trop perçu pour lequel l’argent en trop n’est affecté à aucune autre facture. Pourtant, le logiciel vous prévient (en rouge) avant de confirmer un tel encaissement, avant que ce souci se produise inévitablement.

Un dérèglement peut aussi se produire suite à un regroupement de factures pour lesquelles un ou plusieurs encaissements existaient déjà. Ou encore lorsque le contenu d’une facture est modifié alors qu’un encaissement partiel est déjà réalisé.

Les dérèglements les plus amusants arrivent dans l’univers trouble des « avoirs ». Un avoir est juste une facture à l’envers (négative). Une déconnexion des neurones dont le rôle est de gérer les avoirs doit se produire assez fréquemment. J’ai toujours observé qu’il y avait pour beaucoup de personnes un délestage massif de la capacité de compréhension dès qu’on aborde deux domaines : celui du « temps qui passe », et celui des « chiffres négatifs ».

Petit exercice : est-ce que « -100 » est inférieur à « -200 » ? (réponse en bas de page).

Depuis la version 150 de VetoPartner, le logiciel est beaucoup plus strict et interdit désormais certaines manipulations qui risquent de provoquer des dérèglements. La liberté d’action avait un revers à la médaille. Tant qu’on a conscience des conséquences de ses actions, alors cette liberté n’est pas un problème. Mais en pratique, il y a trop de personnes qui n’ont pas parfaitement conscience de la portée de tous leurs actes. En conséquence, pas d’autre choix que d’être plus strict. C’est une très bonne chose car cela prépare aux nouvelles habitudes que la législation fiscale rendra obligatoire à partir de janvier 2018.

Vocabulaire utilisé :

« Encaissement » : somme d’argent enregistrée sous forme d’espèces, de carte, de chèque, de virement ou de prélèvement. On utilise ce même vocabulaire pour un remboursement (la somme est alors en négatif).

« Pièce comptable » : correspond à une facture, une prestation ou un avoir.

« Versement » : correspond à un lien entre un encaissement et une (ou plusieurs) pièce(s) comptables(s). Par exemple pour un chèque qui paye 2 factures, il y a donc 2 versements (une partie du chèque paye la première facture et l’autre partie du chèque paye la seconde facture).


Astuce pour mieux se représenter les « versements » :

J’expliquais en introduction que la comptabilité n’est qu’un système de tuyauterie. Représentez-vous une facture comme un récipient, et l’encaissement comme un pichet avec de l’eau. Pour payer la facture, on verse l’argent dans le récipient de la facture (on fait couler l’argent). La facture est entièrement payée lorsque son récipient est plein. Si il reste encore de l’eau dans le pichet, alors cela veut dire qu’il y a un trop perçu qui pourra servir à payer un bout d’une autre facture. On fera alors un autre versement.

A quel moment vérifier la comptabilité ?

Le plus régulièrement possible.
Idéalement : tous les soirs.
De cette manière, les encaissements récents sont encore frais dans la tête, et on se souvient des cas particuliers échangés avec les clients.

Comment vérifier la comptabilité ?

Module de comptabilité, puis bouton « Vérifier les comptes clients ».
Si un ou plusieurs comptes sont en erreur, alors une fenêtre s’afficher après les étapes de vérification pour vous permettre d’appliquer les corrections.

Comment vérifier un seul compte client ?

Depuis le compte d’un client, ou depuis la liste générale des factures et des encaissements, faire « clic-droit/Vérifier « qui paye quoi »… ».

Comment corriger un compte client ?

Les pièces comptables (factures/prestations/avoirs) et les encaissements ne sont jamais modifiés.

L’objectif consiste simplement à corriger les « versements ». C’est-à-dire comment l’argent encaissé est réparti sur les pièces comptables. Les erreurs sont signalées en rouge.

Donc descendre éventuellement avec les ascenseurs des encaissements et des pièces comptables pour voir les anciennes erreurs. Une lettre indique le type d’erreur. Il y a 4 types d’erreur symbolisées par les lettres “R”, “T”, “S” et “C/D”.

Le principe général consiste à retirer un versement (le lien entre un encaissement et une ou plusieurs pièces comptables), puis à le refaire proprement.

Erreur « R » (encaissement lié à rien) :

Vous constatez dans ce cas une somme d’argent qui n’est pas reliée à une pièce comptable.

  1. Sélectionner une pièce comptable à gauche de la boîte, qui n’est pas entièrement payée (logiquement, choisir une pièce comptable dont la date est antérieur ou égale à la date de l’encaissement).
  2. Puis faire « clic-droit/Verser une somme » sur cet encaissement en erreur. Indiquer la somme à verser, puis confirmer.

Si vous vous êtes trompé, alors supprimez le versement que vous venez de créer.

:!: Il existe un cas particulier facile à repérer lorsque vous observez 2 trop perçus du même montant, avec l’un en positif et l’autre en négatif. C’est généralement lié à une ancienne annulation d’encaissement.
Faire “clic-droit” sur un des encaissements “rayé” :

  • si l'option “Régler ce problème d'annulation d'encaissement” apparaît, alors choisissez cette option. C'est ce qu'il y a de plus rapide pour régler cette situation.
  • sinon, la solution consiste à sélectionner une facture avec une date antérieurs ou égale à ces 2 encaissements, dont le montant est supérieur ou égal aux sommes en erreur, puis à verser ces 2 sommes sur cette même facture. Les 2 sommes vont s’annuler. Opération blanche. Terminé.

Erreur « T » (trop perçu) :

On est dans le cas d’un encaissement qui est actuellement en partie lié à une ou plusieurs pièces comptables.
Vous avez donc à disposition une somme d’argent que vous pouvez verser pour payer une pièce comptable.

  1. Sélectionner une pièce comptable à gauche de la boîte, qui n’est pas entièrement payée (logiquement, choisir une pièce comptable dont la date est antérieur ou égale à la date de l’encaissement).
  2. Puis faire « clic-droit/Verser une somme » sur cet encaissement en erreur.
    Indiquer la somme à verser, puis confirmer.

Si vous vous êtes trompé, alors supprimez le versement que vous venez de créer.

:!: Il existe un cas particulier facile à repérer lorsque vous observez 2 trop perçus du même montant, avec l’un en positif et l’autre en négatif. C’est généralement lié à une ancienne annulation d’encaissement.
Faire “clic-droit” sur un des encaissements “rayé” :

  • si l'option “Régler ce problème d'annulation d'encaissement” apparaît, alors choisissez cette option. C'est ce qu'il y a de plus rapide pour régler cette situation.
  • sinon, la solution consiste à sélectionner une facture avec une date antérieurs ou égale à ces 2 encaissements, dont le montant est supérieur ou égal aux sommes en erreur, puis à verser ces 2 sommes sur cette même facture. Les 2 sommes vont s’annuler. Opération blanche. Terminé.

Erreur « S » (encaissement et pièce pas sur le même site) :

Cette erreur n’est détectée que si vous avez interdit dans les préférences de la comptabilité la possibilité d’encaisser depuis un site une facture d’un autre site. Si cette option n’a pas toujours été activée, alors l’erreur peut apparaître.
Cette option porte le numéro 14 dans les préférences de la compta.

La méthode radicale pour régler cette situation consiste à changer la facture ou l'encaissement de site.
Pour cela, faire « clic-droit/Changer de site » soit sur cette pièce comptable, soit sur cet encaissement.

Erreur « C ou D » (encaissement et pièce pas sur le même compte client) :

Pour régler cette situation, il faut :

  1. Retirer les versements des encaissements liés à cette pièce comptable
  2. Vérifier que cette pièce comptable possède une « tête rouge » (ne pas solder). Ce sera normalement le cas.
  3. Déplacer cette pièce dans le même compte client que l’encaissement, en ouvrant la pièce dans l’éditeur de facture, puis bouton orange « Choisir un client »
  4. Refaire les versements.

Tête jaune / tête rouge

Le module de vérification de la comptabilité remet désormais automatiquement le bon symbole « soldé/non soldé » si il a été changé par erreur par un utilisateur.

Réponse au petit exercice :

Est-ce que « -100 » est inférieur à « -200 » ?
Réponse : NON

Astuce pour se souvenir de la logique :
-infini < -1000 < -200 < -100 < -50 < -1 < 0 < +1 < +50 < +100 < +200 < +1000 < +infini

Plus le chiffre est vers la gauche, plus il est petit.









controle_coherence_comptabilite_depuis_version_181.txt · Dernière modification: 2019/12/11 09:45 par yann