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.... Outils pour la rurale

AGIOS - pénalités de retard de paiement

disponible à partir de la version 175 de VetoPartner.

Principe de fonctionnement

Les pénalités de retard de paiement peuvent s'appliquer sur toute facture (jamais sur une prestation),
à partir du moment où la date d'échéance de la facture est dépassée.

Un taux légal de pénalité est calculé soit par jour de retard (entre le lendemain de la date d'échéance et aujourd'hui), soir par périodes de “X” jours de retard.

Donc on comprend bien que le montant des pénalité change tous les jours.
Il n'est pas envisageable d'ajouter ce montant à la facture puisqu'il est interdit de modifier une facture une fois réalisée, disons une fois qu'elle a été envoyée au client.

En conséquence, il est possible de signifier au client que les pénalités qui s'appliquent à une date donnée correspondent à tel chiffre.
Ensuite, selon les rapports que vous avez avec ce client, vous appliquerez (ou pas) ces pénalités.

Pour appliquer ces pénalités, une nouvelle facture sera générée pour y loger ce chiffre.

Par habitude, ces pénalités sont nommées “agios”, puisque le principe repose sur cette merveilleuse invention des banquiers qui consiste à générer du profit sans rien faire, juste en laissant le temps passer. Et comme il est impossible d'influer sur le temps, alors c'est tout bénéfice… Pour un peu que le pouvoir de la force et/ou de la loi soit de votre côté, alors il ne vous reste plus qu'à attendre en vous reposant. Surtout pas en travaillant malheureux ! C'est réservé à ceux qui sont du mauvais côté de la barrière :)

Mise en place

Ouvrir le module de comptabilité, puis cliquer sur le bouton “Préférences”.
Le paramétrage se trouve dans l'option n°20.

  1. Préciser auprès de quels clients s'appliquent ces pénalités : tous les clients, ou uniquement les clients ruraux
  2. Définir le taux de pénalité (parlez-en à votre comptable pour que ce taux soit légal)
  3. Définir la période d'application : exemple 1 jour, ou 30 jours (plus d'explications un peu plus bas)
  4. Définir le taux de TVA : il faut indiquer le taux normal, donc actuellement 20% pour la France
  5. Définir un code d'acte de facturation : il faudra créer un acte dans le tarif des honoraires, avec un code qu'il faudra saisir ici. Par exemple le code “AGIOS”. La facture des pénalités ne comportera qu'un article “acte” avec ce code, le libellé indiqué dans le tarif, et le montant des pénalités

Formule de calcul des pénalités

La méthode de calcul n'est pas spécifique à VetoPartner.
Nous n'inventons rien. Les pénalités sont toujours calculées sur le TTC de la facture.

Si la période de pénalité est de 1 jour, alors la formule est :

AGIOS_TTC = ((TOTAL_FACTURE_TTC * TAUX_PENALITE) / 365) x (NB_DE_JOURS_DE_RETARD_DE_PAIEMENT)

Si la période de pénalité est de “X” jours, alors la formule est (exemple pour 30 jours) :

AGIOS_TTC = ((TOTAL_FACTURE_TTC * TAUX_PENALITE) / 30) x (NB_DE_JOURS_DE_RETARD_DE_PAIEMENT / 30)

Pour ne pas entrer dans des calculs complexes, les pénalités sont toujours calculées sur le total de la facture, sans tenir compte d'éventuelles parties d'encaissements déjà réalisés…

Utilisation au quotidien

Calculer les pénalités de retard

Puisque les pénalités augmentent chaque jour, alors tout se résume à un seul bouton qui se trouve dans le module “Relancer les impayés” de la comptabilité.

Cliquer sur le bouton jaune “Calculer les AGIOS”.
Ce bouton ne va faire que calculer à la date d'aujourd'hui les pénalités théoriques qu'il faudrait appliquer si le client venait payer aujourd'hui sa facture. De cette manière, le montant des pénalités en cours pourra être imprimé sur la facture, avec la date de ce calcul.

Evidemment, vous ne viendrez par cliquer chaque jour sur ce bouton.
En revanche, puisque vous gérez vos impayés à une fréquence certainement bien définie, alors ce sera le moment avant d'imprimer de nouvelles relances de lancer ce calcul.

Idéalement, la fréquence de gestion des impayés devrait correspondre à la période d'application des pénalités (voir option n°20 des préférences de la comptabilité).Par exemple tous les 30 jours.

Facturer les AGIOS

La facturation des AGIOS doit se faire au moment où vous allez encaisser la facture.
Rien ne sert de facturer des AGIOS alors que vous n'avez pas perçu le montant de la facture.

Donc cela se passe au moment de l'encaissement.
La boîte d'encaissement indique à gauche, au niveau de la facture, la valeur des pénalités à appliquer, telle qu'elle a été calculée la dernière fois depuis le module de relance des impayés.

IL suffit de faire “clic-droit/Créer une facture d'AGIOS” sur la facture à gauche de la boîte d'encaissement.
Une facture sera créée pou

Le logiciel créera un lien entre cette facture de pénalités et la facture impayés de départ.
Il ajoutera aussi le tag ”#AGIOS” au niveau de cette facture de pénalité, pour permettre plus tard de retrouver rapidement le chiffre d'affaire des AGIOS.

Modèle d'impression de la facture

Quelques adaptations du modèle d'impression de la facture vous seront sans doute nécessaires pour y faire figurer les pénalités calculées.

Plusieurs champs sont disponibles pour imprimer ces éléments, notamment ceux-ci :

  • table “Agios”, champ “AGIOS_CALCUL_DATE
  • table “Agios”, champ “AGIOS_CALCUL_TTC
  • table “Agios”, champ “AGIOS_CALCUL_HT”
  • table “Agios”, champ “AGIOS_CALCUL_TVA”
  • table “Agios”, champ “AGIOS_CALCUL_TAUX_TVA”
  • table “Agios”, champ “AGIOS_CALCUL_TAUX_PENALITE”
  • table “Agios”, champ “AGIOS_CALCUL_PERIODE”
Ces champs ne contiennent aucune valeur (vide) si aucune pénalité ne doit s'appliquer.

Voici le chapitre qui explique comment ajouter des champs "dynamiques" dans un modèle d'impression.

Nous vous laissons le soin de choisir comment présenter ces informations dans votre facture.
Il y a trop de diversités entre les vétérinaires pour vous imposer une présentation plutôt qu'une autre.

Précautions d'usage

  1. Vérifiez que la mention légale sur les pénalités est bien inscrite sur votre modèle d'impression de la facture.
    Sinon, regarder dans la documentation pour savoir comment ajouter un "texte statique".
    Votre comptable pourra pour conseiller sur la formule légale

  2. Ne changez pas le taux de pénalité ni la période une fois cette fonctionnalité mise en place

Code pour personnaliser une ligne sous le total de la facture

réservé au support technique de VetoPartner - expérimental - ne pas pose de question au support :)

Text := '';

if (Facture['SOLDEE']=0) then
begin
  if (Agios['AGIOS_CALCUL_EXIST']='1') then
  begin
    Text := 'Prévoir pénalités calculées le ' + Agios['AGIOS_CALCUL_DATE'] + ' : ' + Agios['AGIOS_CALCUL_TTC']+' '+ Facture['DEVISE'];
  end;
end;

if (Agios['AGIOS_FACTURE_EXIST']='1') then
begin
  if (Text<>'') then Text:=Text+'. ';
  Text:=Text+'Agios facturés dans la pièce '+ Agios['AGIOS_FACTURE_NUMERO']+' le '+Agios['AGIOS_FACTURE_DATE']+' : '+ Agios['AGIOS_FACTURE_TTC']+' '+ Facture['DEVISE'];
end;







agios.txt · Dernière modification: 2018/03/05 14:15 par yann