VetoPartner : logiciel vétérinaire

« Investir est pour l'entreprise vétérinaire une décision à long terme […]. Beaucoup de choix sont irréversibles car il sera difficile de céder les biens en cas d'erreur […], de mauvais choix risquent de pénaliser l'entreprise. »

Source : Guide Pratique de gestion de la clinique vétérinaire. Yannick POUBANNE - Thierry HABRAN


Dans sa journée, un vétérinaire utilise plus souvent son fichier clients que son stéthoscope ou sa table de consultation, qu'il s'agisse de fiches papier ou informatiques !

Investir dans l'informatisation de son fichier clients doit donc être un choix TRÈS réfléchi !

Pourtant, dans sa thèse de Doctorat Vétérinaire Alexandre HUDRY constatait que « très peu de vétérinaires semblent avoir testé avant d'acheter » en parlant de leur logiciel de gestion de clientèle.

Il est étonnant de voir un tel comportement pour un « produit » qui va changer leur façon de travailler au quotidien...

Cela est sûrement dû au fait que les tarifs sont relativement bas par rapport à certains matériels, tels un appareil d'échographie ou de radiographie, pour lesquels les vétérinaires vont se poser les indispensables questions préalables à l'investissement.

Le bénéfice attendu d'un investissement est le moteur principal de la décision. Pourquoi en serait-il autrement pour un logiciel de gestion de clientèle qui va prendre une place prépondérante dans l'activité du vétérinaire ?

L'achat d'un logiciel de gestion de clientèle est essentiellement un « investissement de productivité » : le but est d'améliorer l'efficacité et la productivité en faisant gagner du temps et en facilitant la gestion de la structure vétérinaire sur 3 aspects :

Vous vous installez ou vous souhaitez vous informatiser

  1. Le choix de votre premier logiciel de gestion est important, car vous ne pourrez pas en changer facilement. Outre le fait de devoir prendre en main un nouveau logiciel, la récupération de données du premier logiciel est possible, mais il y a toujours un risque que certaines données ne puissent pas être récupérées. En choisissant VetoPartner dès le début, vous savez que vous pouvez disposer d'un outil complet de gestion de clientèle qui va répondre à vos besoins au fur et à mesure de ce que vous voulez faire.

  2. Si dans un premier temps vous souhaitez seulement gérer votre fichier clients et faire les relances de vaccins par ordinateur, vous pouvez choisir la version gratuite de VetoPartner. Ensuite, lorsque vous voudrez utiliser l'informatique pour rédiger vos ordonnances ou faire la comptabilité, vous pourrez récupérer l'ensemble de votre fichier clients et continuer à l'utiliser dans la version complète de VetoPartner le plus simplement possible.

  3. VetoPartner est un logiciel complet qui vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier en gérant le dossier médical, la comptabilité et l'administratif (dont la gestion des stocks) de façon parfaitement imbriquée. Néanmoins, vous pouvez commencer à votre rythme, d'abord par le fichier médical, puis le planning, un peu plus tard la comptabilité et enfin la gestion informatisée des stocks.

  4. Comme la plupart des cliniques qui s'informatisent, vous voudrez peut-être commencer avec un petit nombre d'ordinateurs (1 ou 2). Votre activité augmentant, vous aurez peut-être besoin d'ordinateurs supplémentaires. VetoPartner est le seul logiciel qui vous permette d'avoir un réseau de 3 à plus de 10 ordinateurs pour le même prix. Ainsi, lorsque vous remplacerez votre ordinateur de l'accueil, vous pourrez le recycler au chenil sans que cela ne vous coûte plus que l'achat d'un nouvel ordinateur ! VetoPartner est destiné à être dans chaque salle de votre clinique afin de vous aider toujours plus.

Vous souhaitez vous regrouper avec des cliniques voisines

  1. VetoPartner vous permet de travailler à distance sur la même base de données (tout en gérant plusieurs lieux de stockage pour vos médicaments). Grâce à la mise à jour automatique, gérer les mises à jour pour un parc de 15 ou 20 ordinateurs n'a jamais été aussi facile.

  2. VetoPartner est doté d'un outil très puissant de communication interne : vos consignes de management, les comptes-rendus de réunions, les informations sur un référencement d'un produit, etc. sont transmis à toute l'équipe (idéal pour celui qui était en chirurgie pour une urgence et ceux qui étaient de repos !).

  3. Grâce aux modèles d'ordonnances, VetoPartner permet d'homogénéiser les prescriptions d'une équipe nombreuse, par exemple pour favoriser les ventes du produit A plutôt que du produit B.

  4. Communiquez d'une seule et même voix auprès de vos clients : utilisez les mêmes fiches de conseil et formulaires entre vos 3 sites.

  5. Présentez votre offre de services et votre équipe à vos clients : envoi automatique par email de votre plaquette de présentation lors de la création d'un nouveau client.

  6. Le suivi des hospitalisés est important dans votre activité où différents intervenants se relaient. VetoPartner vous offre le moyen d'effectuer ce suivi de façon adéquate malgré le nombre d'intervenants et en plus de ne pas oublier de facturer ce que vous avez fait. Quel autre logiciel vous permet cela ?

  7. Composez facilement les plannings de garde et transmettez les encore plus simplement.

  8. L'outil de sauvegarde de VetoPartner permet à votre équipe de continuer à travailler lors des sauvegardes. Pas besoin de déconnecter les 15 ordinateurs de votre réseau.

Vous travaillez en référé

  1. Votre image de professionnel passe par les documents que vous éditez : factures, ordonnances, résultats d'analyses, comptes-rendus d'examen et de chirurgie. Contrairement aux autres éditeurs qui n'autorisent que l'insertion d'un « logo » qui se marie plus ou moins avec les modèles d'impression fournis, VetoPartner vous permet d'adapter tous les modèles à votre charte graphique.

  2. La matérialisation du service et la communication avec le vétérinaire référent est primordiale dans votre activité. Pour vos comptes-rendus, alors que la plupart des éditeurs ont opté pour un traitement de texte basique, VetoPartner a choisi OpenOffice, une suite bureautique complète et gratuite qui vous permet une mise en page de qualité adaptée à votre charte graphique, l'insertion facile de photos et bien plus encore. Grâce à la bibliothèque de comptes-rendus, cela ne prend que quelques secondes. De plus, plutôt qu'une coûteuse impression couleur avec envoi postal, VetoPartner insère automatiquement vos comptes-rendus au format PDF dans un email type pour l'envoyer au propriétaire et au vétérinaire référent.

  3. (facultatif) Si votre vétérinaire référent est aussi équipé de VetoPartner, il pourra vous envoyer la feuille de liaison avec les coordonnées du client et de son animal pour que votre ASV n'ait pas à saisir ces renseignements.

  4. En tant que spécialiste, vous avez conscience de l'importance de rédiger devis et facturations détaillés pour valoriser vos actes. Mais cela pose 2 problèmes :

    • ceci est très consommateur de temps et on ne détaille pas aussi souvent que l'on aurait souhaité.

    • le risque est d'oublier de facturer certains actes ou produits, en particulier lorsque le temps presse.

  5. Le suivi des hospitalisés est important dans votre activité où différents intervenants se relaient. VetoPartner vous offre le moyen de bien effectuer ce suivi malgré le nombre d'intervenants et en plus de ne pas oublier de facturer ce que vous avez fait. Quel autre logiciel vous permet cela ?

  6. En tant que spécialistes, vous êtes amenés à gérer des fichiers numériques volumineux (radiographies, photos de cas cliniques, images d'échographie ou d'endoscopie, voire vos films). Contrairement aux autres éditeurs, VetoPartner vous offre un moyen efficace pour sauvegarder et relier ces fichiers au dossier médical d'un animal sans alourdir de façon démesurée votre base de données clients.

  7. VetoPartner est doté d'un outil très puissant de communication interne : idéal pour manager votre équipe, mais aussi pour établir vos protocoles comme par exemple la préparation pour une «prothèse de hanche » : préparation de la salle et du matériel de chirurgie, préparation de l'animal, etc. Les nouveaux ASV prendront plus facilement leurs marques et si le Docteur A préfère tel matériel alors que le Docteur B en utilise un autre, les assistants n'auront plus de raison de se tromper.

  8. Vous êtes ouvert 24h sur 24, ce qui rend difficile la fermeture de tous les postes le temps d'une sauvegarde. VetoPartner est fait pour vous : vous pouvez continuer à travailler pendant les sauvegardes.