VetoPartner : logiciel vétérinaire
 

Sommaire
.... Quelques services proposés

Prise de rendez-vous par Internet



Un peu d’histoire

Pour VetoPartner, l’histoire de la prise de rendez-vous commença en juillet 2013. En réalité 6 mois plus tôt, lorsque le travail de réflexion et de développement débuta.

Aujourd’hui (fin 2017), à part VetoPartner, difficile de trouver un logiciel qui propose ce service. Pourtant, en médecine humaine, c’est chose courante. Des solutions comme “mondocteur.fr” ou “doctolib.fr” sont très utilisées.

La nature ayant paraît-il horreur du vide (n’importe quoi…), et surtout, l’appétit d’argent étant sans limite, de nombreux prestataires se sont engouffrés dans ce domaine. Sans doute parce que c’est très rentable : un médecin paie entre 110 € et 140 € TTC par mois - le tarif est par médecin…

A présent, c’est au tour des vétérinaires d’y passer. Ne vous étonnez donc pas de voir fleurir pleins de solutions quasiment équivalentes. Elles auront pour la majorité le même problème : pouvoir établir lien avec le planning de votre logiciel de gestion de la clinique, sinon il faudra jongler avec 2 plannings et un prestataire de plus.

Revenons à VetoPartner

Nous avons donc acquis beaucoup d’expériences dans ce domaines depuis 2013.

Ce que nous proposions dans cette première version de la plateforme de prise de rendez-vous par Internet consistait à partir du site Internet de la clinique, puis à cliquer sur un bouton “Prendre rendez-vous”, ce qui amenait le client sur notre plateforme. Ensuite, il choisissait avec qui, pour quel motif, et quand prendre rendez-vous.

Le rendez-vous pris en ligne arrivait directement dans le planning de VetoPartner.
Le client recevait une confirmation de sa prise de rendez-vous, puis des rappels avant la date prévue.

La nouvelle version de notre plateforme de prise de rendez-vous par Internet

Elle se trouve ici : https://www.planningveto.com

Comment fonctionnent les plateforme de prise de rendez-vous ?

Internet évolue très vite, ainsi que les possibilités techniques, et donc les usages.

Les plateformes modernes fonctionnent toutes sur le même modèle : elles drainent les clients notamment depuis les recherches de praticiens sur Internet via les moteurs de recherches vers leurs site Internet (les plateformes).

Les praticiens font eux-même la publicité de la plateforme sur laquelle ils sont inscrits, avec des flyers disponibles en salle d’attente.

Arrivé sur une plateforme, la personne qui cherche à prendre un rendez-vous est soit directement devant la fiche du praticien, soit va trouver un praticien en le localisant le plus souvent par une adresse plus ou moins approximative.

Par exemple, en saisissant “nantes”, ou “10 rue de rivoli, paris”, tous les médecins proches de cette adresse seront proposés, classés par distance, donc du plus proche au plus éloigné, puisque l’astuce consiste à géolocaliser la demande de la personne.

En réalité, les premiers praticiens proposés dans la liste ne sont pas ceux qui sont les plus proches géographiquement de l’adresse, mais ceux qui sont inscrits sur la plateforme.

Et pour VetoPartner, comment ça fonctionne ?

Nous avons réuni le meilleur de ce que nous avions développé dans la première version, et le principe de géolocalisation des vétérinaires.

Les clients arrivent sur la plateforme de 3 manières différentes :

  • depuis le site Internet de la clinique
  • depuis les moteurs de recherche de Google, Bing, Yahoo!… en saisissant par exemple “rendez vous vétérinaire Nantes”
  • directement sur la plateforme, sur la fiche de votre clinique, avec la publicité que vous ferez.

Donc la plateforme augmente les chances à des personnes qui ne vous connaissent pas de prendre rendez-vous avec vous.

Et les toiletteurs ? Ce serait bien de ne pas les oublier !

Oui, je suis d’accord.
C’est pourquoi nous leur avons créé une plateforme dédiée qui s’interface avec VetoPartner :
https://www.planningtoiletteur.com

Nous ne cherchons pas à équiper les toiletteurs avec VetoPartner. Ils n’ont pas besoin de ce logiciel.
Mais certains vétérinaires qui travaillent avec VetoPartner possèdent un salon de toilettage, dans lequel ils ont pour des raisons pratiques installé VetoPartner.

Et moi qui ne travaille pas avec VetoPartner ?

Si votre logiciel vous convient, alors gardez le.
Nous ne cherchons pas à vous faire adopter VetoPartner.

Vous pouvez aussi utiliser la plateforme de façon indépendante de votre logiciel.
Mais ce serait dommage. Alors proposez à votre éditeur d’interfacer votre logiciel avec la plateforme.

Nous avons créé une “API”, c’est-à-dire la possibilité pour n’importe quel logiciel de venir discuter avec notre plateforme pour synchroniser ses rendez-vous :
https://www.planningveto.com/api-doc-and-test

VetoPartner utilise cette API pour discuter avec la plateforme.

Qu’est-ce qui est gratuit ?

Tous les vétérinaires de tous les pays peuvent s’inscrire gratuitement et remplir leur fiche sur la plateforme :
https://www.planningveto.com

Idem pour tous les toiletteurs de tous les pays qui peuvent s’inscrire et remplir leur fiche sur la plateforme :
https://www.planningtoiletteur.com

La fiche consiste en une présentation de votre activité, en indiquant votre adresse, téléphones, site Internet, coordonnées GPS (la plateforme s’en charge toute seule), ainsi que vos horaires d’ouvertures, spécialités, langues parlées, diplômes…

La plateforme référencera automatiquement cette fiche sur les moteurs de recherches pour augmenter votre visibilité sur Internet.

Nous vous conseillons d’ajouter sur votre site Internet le lien que la plateforme vous indiquera pour que vos clients puissent en un clic arriver sur la plateforme de prise de rendez-vous. L’avantage est que vos clients disposerons de façon synthétique des informations à savoir, et ne verrons que le calendrier de vos disponibilités (pas ceux des autres :)

Qu’est-ce qui est payant ?

La prise de rendez-vous pour le client,
et l’accès au planning en ligne pour vous vétérinaire et toiletteur (non visible par les clients).

Le planning en ligne possède les mêmes rendez-vous que VetoPartner dans la clinique.

Plus besoin de l’outil que nous avions développé pour synchroniser le planning de VetoPartner avec Google Agenda. Le paramétrage de l’interface de Google devenait franchement embêtante tellement ils changent souvent d’apparence… Donc notre choix a été de nous affranchir de Google. C’est plus sage.

Comme d’habitude, le service de prise de rendez-vous n’est pas “saucissonné” en fonctionnalités.
Nous aimons la simplicité. Un prix très bas, et toutes les fonctionnalités inclues.

Nous offrons les 30 premiers jours d’utilisation du service de prise de rendez-vous et de l’accès au planning pour votre équipe.

L’inscription est par établissement (site).
Nombre d’utilisateur illimité (la capacité d’affichage restreint naturellement la notion d’illimité =).

Bonus > centres d’appels téléphoniques

L’accès à distance au planning de la clinique par Internet ouvre la possibilité de faire gérer ses appels téléphoniques par un centre d’appels extérieur à la clinique.
Il vous suffit d’autoriser un accès au planning sur Internet aux personnes en charge de gérer vos appels.

Comment ça marche ?

La plateforme est synchronisée en temps réel avec le planning de VetoPartner.
Donc elle est au courant de vos disponibilité.

Les présences/absences définies dans VetoPartner sont connues de la plateforme.

Une fois le lien réalisé entre VetoPartner et la plateforme, il n’y a plus rien d’autre à faire.

Au niveau de la plateforme, vous définissez les quelques motifs possibles pour les rendez-vous en ligne.
Ensuite, vous définissez les plages horaires sur lesquelles les clients peuvent prendre rendez-vous.

Les motifs sont éventuellement organisés en groupes.
Une plage horaire peut donc être liée à un groupe de motif en particulier.

Vous précisez si le client doit obligatoire choisir un motif (pas obligé).
Vous précisez si le client doit obligatoirement choisir un vétérinaire (pas obligé).

Les rendez-vous pris en ligne sont synchronisés en temps réel avec les rendez-vous notés dans la clinique.

Protocole de mise en place

Si VetoPartner était déjà relié à la précédente plateforme :

Une très rapide opération de migration de votre compte de l’ancienne plateforme vers la nouvelle est nécessaire.
Vous avez jusqu’à fin décembre 2017 pour réaliser cette migration.
Ensuite, la précédente plateforme sera désactivée.

Nous avons déjà créé votre compte sur la nouvelle plateforme :

Nous vous déconseillons de vous connecter à la nouvelle plateforme pour l’instant, tant que le changement n’a pas été fait dans VetoPartner, pour ne pas perturber la migration de l’ancienne vers la nouvelle plateforme.

Si jamais vous outrepassez ce conseil (humour), ne soyez pas étonné de voir un bandeau rouge en bas de votre navigateur Internet. Ne touchez à rien, et revenez à VetoPartner pour effectuer la migration.

L’adresse email et le mot de passe sont identiques à ceux que vous aviez précisé pour la précédente plateforme.
Nous ne connaissons pas votre mot de passe : il est crypté dans la base de données de la plateforme.

Protocole :

  1. Mettre à jour VetoPartner, au minimum avec la version 168.

  2. Lancer VetoPartner, puis cliquez en haut à gauche de l’écran sur la pomme verte :
    Suivez le guide. tout est expliqué dans la fenêtre qui s’ouvrira.
    L’explication est aussi donnée dans le paragraphe “Comment relier VetoPartner à la plateforme ?” un peu plus bas dans cette page.

Ne vous inquiétez pas si vous voyez dans votre navigateur le lien actuellement présent sur votre site Internet vers la prise de rendez-vous avec le nom de domaine www.grandnours.com. Ce nom de domaine est temporaire, le temps que toutes les cliniques encore présentes sur l'ancienne plateforme migrent sur la nouvelle. Vous n'avez pas besoin de modifier votre site Internet. La continuité de service est assurée.

Sinon, si c’est la première fois :

Dans ce cas, commencez par vous inscrire sur la plateforme :

Si vous avez plusieurs cliniques, alors il vous faudra plusieurs inscriptions.
Chaque inscription va créer un compte qui sera lié à une adresse email unique.

Pour créer votre compte, cliquer en haut de votre navigateur :

  • soit sur “Accès Véto”,
  • soit sur “Accès Toiletteur”

puis cliquer sur le bouton “Inscription”.

Une fois votre compte créé sur la plateforme :

Identifiez-vous en tant que vétérinaire ou toiletteur,
puis cliquer en haut de votre navigateur Internet sur “Config”.

Vous êtes dans la zone de paramétrage de votre compte.
Nous vous conseillons de compléter/vérifier le paramétrage dans cet ordre-ci :

  1. Présentation :
    correspond à la fiche de votre établissement (horaires, site Internet, lien).

  2. Planning :
    paramétrer le planning de façon à ce qu’il soit conforme à celui de VetoPartner : découper les heures en un nombre de tranches identique.

  3. Utilisateurs du planning :
    créer les utilisateurs (notamment les vétérinaires) avec lesquels il sera possible de prendre rendez-vous par Internet.
    Créer aussi les utilisateurs qui devront pouvoir se connecter au planning pour le gérer.
    Dans ce cas, décocher la case “Possède une colonne dans le planning”.

  4. Créer un robot :
    surprenant, n’est-ce-pas ?
    Puisque vous êtes dans les utilisateurs du planning, profitez-en pour créer un robot.
    Il vous servira tout à l’heure à relier VetoPartner à la plateforme pour synchroniser le planning.
    Donnez lui le nom que vous voulez, ainsi qu’un mot de passe.

  5. Motifs de rendez-vous :
    il faudra créer les motifs pour lesquels vos clients pourront prendre rendez-vous.
    Donc créer les motifs possibles, associés idéalement avec des couleurs pour faire jolie 8-).
    Préciser si le choix d’un motif est obligatoire par le client pour prendre rendez-vous.
    Les motifs peuvent être organisés en groupes pour proposer sur certaines plages horaires certains motifs, et pas d’autres.

  6. Rendez-vous :
    vérifier le paramétrage proposé.
    C’est ici que vous pouvez préciser si le client doit choisir un vétérinaire pour son rendez-vous, ou pas.
    Confirmer si vous voulez que le client reçoive un email automatique pour la confirmation de son rendez-vous,
    ainsi que des emails à J-2 et le jour J pour le rappel de son rendez-vous.
    Préciser aussi les conditions d’annulation.

  7. Pour finir :
    cliquer dans la “config” sur “Facturation du service”.
    Vous pourrez vérifier que la plateforme vous a bien offert une période gratuite d'utilisation.
    Il vous faudra préciser dans l'encart “Logiciel métier” avec quel logiciel vous travaillez.
    Préciser “VetoPartner”, puis confirmer.
    C'est très important sinon la synchronisation des rendez-vous ne pourra pas se faire.

    Vérifier sur le panneau de configuration général (icône “Config”) si un libellé en rouge apparaît.
    Ce qui veut dire qu’il est souhaitable de finir le paramétrage.

Comment relier VetoPartner à la plateforme ?

Vous voici donc devant VetoPartner, en version 168 minimum.
Vous avez exactement suivi le paragraphe précédent nommé “Protocole de mise en place”.
Si ce n’est pas le cas, commencer par ce paragraphe.

Cliquer en haut à gauche de VetoPartner, sur la pomme verte .

Un panneau s’ouvre juste en dessous.
Cliquer sur le gros bouton vert “Paramétrage rendez-vous par Internet”.

Le même paramétrage devra être suivi pour chacune de vos cliniques ou salons de toilettages pour lesquels vous voulez mettre en place la prise de rendez-vous par Internet.

Etape n°1 : Choisir le site à paramétrer

Etape n°2 : Inscription sur la plateforme

C’est déjà fait si vous avez lu cette page dans l’ordre =)

Etape n°3 : Cliquer sur le bouton orange “Paramétrer”.

Une boîte s’ouvre.

  1. Indiquer le nom du robot et son mot de passe que vous aviez créé précédemment sur la plateforme.
  2. Cliquer sur le bouton bleu “Rechercher les utilisateurs”.
  3. Faire le lien dans le tableau en bas de la fenêtre entre les utilisateurs dans VetoPartner et les utilisateurs que vous avez créé sur la plateforme.
  4. Confirmer en cliquant sur le bouton vert “Ok”.

Etape n°4 : Activer le service de prise de rendez-vous par Internet.

Cliquer sur le bouton vert “Activer le service de prise de rendez-vous pour ce site”.
C’est tout !

Comment cela se passe au quotidien ?

Les présences/absences se paramètrent comme d’habitude dans VetoPartner.
La plateforme sera automatiquement mise au courant des changements dans les présences/absences.

Les plages horaires possibles pour que les clients puissent prendre rendez-vous sur Internet se définissent sur la plateforme.

Dans la version précédent de la plateforme, les plages horaires étaient déterminées dans VetoPartner.
C’est terminé. Tout se passe désormais directement sur la plateforme.

Les jours fériés :

Le fait qu'une journée soit notée comme férié dans VetoPartner n’a aucune influence.

La raison est que certaines cliniques sont ouvertes les jours fériés, même certains dimanches, et d’autres H24. Donc il ne faut pas que les jours fériés aient une influence sur la plateforme.

Il faut simplement préciser dans VetoPartner que c’est un jour d’absence pour vous, et ce sera répercuté sur la plateforme de prise de rendez-vous.


Depuis dimanche soir 25 mars 2018, les présences/absences pour les journées partielles sont aussi synchronisées.

Pour en voir les effets :

  1. soit attendre la mise à jour de VetoPartner version 176 (début avril)
  2. soit, depuis le module de paramétrage des présences/absences de VetoPartner, faire “clic-droit/Resynchroniser toutes les présences/absences avec PlanningVeto”, puis attendre quelques minutes pour ceux qui ont peu de paramétrages de présences, et plusieurs dizaines de minutes pour les autres.

Comment déterminer les plages horaires possibles pour les rendez-vous par Internet ?

Identifiez-vous sur votre compte :

puis

Cliquer ensuite sur l’icône “Planning”en haut de votre navigateur.
Par défaut, vous vous retrouvez devant le planning avec les rendez-vous.

Cliquer à gauche du navigateur sur le bouton vert “Voir les plages de réservations possibles”.

Il suffit de sélectionner une plage de cellules du planning avec la souris (comme pour un tableau Excel),
puis cliquer sur un des boutons à gauche (n°1, n°2, etc…si vous avez créé des groupes de motifs).

Pour annuler une plage horaires, sélectionner les cellules, puis cliquer à gauche sur le bouton “Retirer cette plage”.

A noter que petits dispositifs tactiles ne permettent pas de définir les plages horaires.

Clonage des pages d’une semaine sur l’autre :

Cliquer sur le bouton orange “clonage des plages” pour dupliquer la semaine.
Un menu s’ouvre pour vous proposer plusieurs méthodes de clonage.

Il vous faudra connaître pour une des fonctions de clonage le numéro de la semaine. Il est visible dans le calendrier à gauche de chaque semaine.

Comment ajouter un utilisateur ?

Vous aurez sans doute besoin un jour d’ajouter un vétérinaire dans VetoPartner.
La méthode est expliquée en cliquant ici.
Ensuite, indiquer ses présences/absences au niveau du planning de VetoPartner.

Il faudra aussi créer cet utilisateur sur la plateforme si vous souhaitez qu’il soit possible de prendre rendez-vous avec cette personne,
ou simplement pour lui donner accès au planning en ligne.

Voici comment faire :

  1. cliquer sur l’icône “Config” au niveau de la plateforme pour créer cet utilisateur (section “Utilisateurs du planning”)
  2. puis revenir dans VetoPartner pour faire le lien entre cet utilisateur dans VetoPartner et ce même utilisateur sur la plateforme :
    1. cliquer sur la “pomme verte” en haut à gauche de l’écran, puis sur le gros bouton vert.
    2. désactiver la synchronisation en cliquant en bas sur le bouton rouge
    3. cliquer sur le bouton orange “Paramétrer”. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquer sur le bouton bleu “Rechercher les utilisateurs”, puis établir la correspondance en bas de la fenêtre. Confirmer avec le bouton vert “OK”.
    4. Réactiver la synchronisation en cliquant sur le bouton vert “Activer le service de prise de rendez-vous par Internet pour ce site”.

C'est tout !

Comment vérifier la correspondance entre les utilisateurs dans VetoPartner et les utilisateurs de la plateforme de prise de rendez-vous ?

Dans VetoPartner :

  1. cliquer sur la “pomme verte” en haut à gauche de l’écran, puis sur le gros bouton vert.
  2. désactiver la synchronisation en cliquant en bas sur le bouton rouge
  3. cliquer sur le bouton orange “Paramétrer”.
  4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquer sur le bouton bleu “Rechercher les utilisateurs”, puis vérifier la correspondance en bas de la fenêtre, pour chaque utilisateur. Confirmer avec le bouton vert “OK”.
    1. Réactiver la synchronisation en cliquant sur le bouton vert “Activer le service de prise de rendez-vous par Internet pour ce site”.

Comment faire si je retrouve 2 fois l'adresse de ma clinique ?

La plateforme présente une liste de toutes les cliniques vétérinaires.

Donc il est normal, une fois que vous êtes inscrit sur la plateforme, de voir vers le début de la liste votre clinique, puis les autres cliniques non inscrites.

La plateforme ne peut pas retirer automatiquement cette adresse en double.
Donc il vous suffit de cliquer sur cette adresse en double, et d’aller tout en bas de sa fiche (après le plan Google Maps).
Vous trouverez la marche à suivre pour nous donner le code de cette adresse en double à retirer.


Bonne utilisation.




services_internet.txt · Dernière modification: 2018/04/18 18:16 par yann