VetoPartner : logiciel vétérinaire
 

SMS de confirmation des rendez-vous

Vous perdez un peu trop de rendez-vous ?

Certains de vos clients ne viennent pas à leur rendez-vous parce qu’ils l’ont oublié, ou…parce qu’ils n’ont pas téléphoné pour annulé ?

Voici la solution : laisser VetoPartner envoyer automatiquement un SMS de rappel du rendez-vous. Le coût du SMS est totalement négligeable au regard du nombre de rendez-vous sauvés.

Mise en place

La première étape consiste à mettre en place dans VetoPartner la possibilité d’envoyer des SMS.
Si ce n’est pas déjà fait, suivre le protocole en cliquant ici.

La seconde étape consiste à paramétrer VetoPartner pour qu’il sache quand envoyer les SMS de rappels, et quel texte envoyer.

Comment paramétrer les SMS de rappels de rendez-vous ?

Principe général

VetoPartner est en mesure d’envoyer des SMS dont le texte peut être différent selon le motif du rendez-vous.

Pour commencer, préparer les modèles de SMS

Ouvrir le menu “Bibliothèques/Modèles de courriers de correspondances”.
Créer un (ou plusieurs) modèle(s) de SMS par la méthode habituelle, en utilisant les champs de fusion. Pour un SMS, nous vous conseillons de faire un texte le plus court possible, en utilisant un seul champ de fusion : celui de la date et de l’heure du rendez-vous. C’est largement suffisant.

Voici quelques exemples de modèles de SMS que vous pouvez copier/coller :

Les champs de fusion utilisés sont disponibles en cliquant ici.

Pour un SMS de rappel de rendez-vous, vous pouvez utiliser les champs de fusions de la catégorie “Client”, “Animal” et “Rendez-vous”.

Exemple :
Faîtes un copier/coller de la première ligne dans un modèle de SMS que vous allez créer dans la bibliothèque de courriers de correspondances.

Modèle de SMS : Rappel: vous avez RDV le <RDV_DATE_A> à <RDV_TIME> chez votre vétérinaire. En cas d'impossibilité, merci d'appeler le 01 23 45 67 89
Le client recevra : Rappel: vous avez RDV le 27 décembre à 11h30 chez votre vétérinaire. En cas d'impossibilité, merci d'appeler le 01 23 45 67 89

Les champs de fusion possible pour la date et l'heure du rendez-vous :

Champ de fusion Exemple
RDV_DATE 27/12/2015
RDV_DATE_A vendredi 27 décembre
RDV_DATE_B vendredi 27 décembre 2015
RDV_DATE_C 27 décembre
RDV_DATE_D 27 décembre 2015
RDV_TIME 11h30
RDV_DATE_TIME 27/12/2015 à 11h30

Pour finir, paramétrage des envois des SMS

Ouvrir le planning et cliquer sur le bouton rose “Rappels par SMS” (en bas à droite de l’écran).

Activer cette fonctionnalité en cochant la case “Envoyer automatiquement un SMS de confirmation du rendez-vous”.

Le paramétrage est nécessaire uniquement sur les deux premiers onglets.
Pas besoin de répéter ici ce qui est expliqué dans cette fenêtre.
En gros, on précise combien de temps avant le rendez-vous il faut envoyer le SMS, et quel texte il faut envoyer.

Comment vérifier si les ordres d’envoi des SMS sont bien réalisés ?

Ouvrir le planning et cliquer sur le bouton rose “Rappels par SMS” (en bas à droite de l’écran).
Dans la boîte qui s’ouvre, cliquer sur le bouton rose “Voir la liste des SMS envoyés”.
Si votre paramétrage des modèles de SMS en fonction des motifs est complexe, il est possible que certains rendez-vous ne soient pas rappelés. Dans ce cas, à vous d’affiner votre paramétrage.

Evidemment, certains types de rendez-vous ne sont jamais rappelés : les rendez-vous “visiteur” et “personnel”, mais aussi les rendez-vous sans n° de portable.

Comment empêcher un rendez-vous d’être rappelé par SMS ?

Par défaut, si vous activez cette fonctionnalité, VetoPartner tentera de rappeler par SMS tous les rendez-vous “clients”.
Il ne s’occupera pas des rendez-vous “visiteur”, ni des rendez-vous “personnel”.

Mais vous pouvez interdire à un rendez-vous d’être rappelé en cochant la case “pas de rappel de ce RDV par SMS” qui se trouve dans la fenêtre d’édition d’un rendez-vous, juste à côté du bouton vert “Ok”.

Comment savoir si un rendez-vous en particulier a déjà été rappelé par SMS ?

Ouvrir la fenêtre d’édition de ce rendez-vous et lire juste à gauche du gros bouton vert “Ok”.
Si c’est déjà fait, ce sera indiqué. Sinon, vous trouverez à la place la case “pas de rappel de ce RDV par SMS”.






rappels_automatiques_rendez-vous_par_sms.txt · Dernière modification: 2015/12/14 20:11 par yann