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Comment faire un mailing ?

On distingue 2 types de mailings :

  • le mailing que je réalise entièrement moi-même
  • le mailing réalisé par un prestataire

A- Le mailing que je réalise entièrement moi-même

Les étapes pour envoyer un mailing moi-même

  1. sous quelle forme envoyer le mailing ?
    • par email ?
    • par lettre ?
    • par SMS ?
  2. créer le modèle de courrier à envoyer
  3. éventuellement, sélectionner les personnes concernées par le mailing
  4. envoyer le mailing

Etape 1 : sous quelle forme envoyer le mailing ?

A vous de décider. Cela va conditionner l'étape suivante.

Etape 2 : créer le modèle de courrier

La façon de rédiger le modèle de courrier sera différente selon la forme du mailing à envoyer que vous avez choisie.

Il faut commencer par créer un modèle de courrier et l'enregistrer dans la bibliothèque des modèles de courriers.
Cette bibliothèque se trouve dans le menu “Bibliothèque/Modèles de courriers de correspondances”.

Il ne faut pas confondre cette bibliothèque avec celle des modèles de courriers de relances.
VetoPartner distingue ces deux types de courriers par deux bibliothèques différentes.

Voici les chapitre pour apprendre à rédiger des modèles de courrier envoyés par email, lettre et SMS :

Comment créer un modèle de courrier par email ?
Comment créer un modèle de courrier par lettre ?
Comment créer un modèle de courrier par SMS?

Attention à qui vous vous adressez :

Il est probable que vous souhaitiez personnaliser votre courrier :

  • soit vous communiquez uniquement au propriétaire (“Bonjour Monsieur UHEL, comment va votre animal ?”).
  • soit vous communiquez au propriétaire et à son animal (“Bonjour Monsieur UHEL, comment va TARTUFETTE ?”).

Les explications ci-dessus introduisent la notion de champs personnalisés (champs de fusion) qui permettent de générer des courriers aux noms du propriétaire et éventuellement de son animal. Pour faire simple, les mailings s'adressent généralement uniquement aux propriétaires, sans référence à l'animal. Cela permet de ne pas se soucier des clients avec plusieurs animaux. Un seul courrier leur sera envoyé. Sinon le client recevra autant de courrier qu'il possède d'animaux si on personnalise le document au niveau de l'animal.

Etape 3 : sélectionner les personnes concernées

Je veux cibler un catégorie de personnes

Vous disposez sans doute de critères pour limiter la liste des personnes à contacter.
Les critères possibles sont de 2 types :

  1. les critères sur le propriétaire.
  2. les critères sur l'animal.

Si vous n'indiquez pas de critères pour l'animal, le mailing sera forcément adressé uniquement aux propriétaires.
Si vous utilisez des critères pour l'animal, alors vous aurez le choix soit de personnaliser le courrier pour le propriétaire et pour son animal (un courrier par propriétaire/animal), soit de personnaliser le courrier uniquement pour le propriétaire (un seul courrier par propriétaire).

Méthode :

  1. Ouvrir le menu “Clinique/Faire un mailing”:
    • Choisir le type de mailing : par email, par lettre ou par SMS.
    • Cliquer sur le bouton jaune “Etape suivante…“.

  2. Glisser les critères qui vous intéressent de la partie gauche de l'écran vers la partie principale (* voir le dernier chapitre de cette page pour des explications sur certains critères particuliers):
    • Paramétrer au besoin les critères.
    • Si besoin, cocher la case pour n'obtenir qu'un seul courrier par client. Mais attention, car dans ce cas, les animaux ne seront pas retenus puisqu'on demande à s'assurer qu'il n'y aura qu'un seul courrier par propriétaire. Donc ne pas mettre de champ de fusion pour l'animal dans le modèle de courrier.
    • Cliquer sur le bouton “Etape suivante”.

  3. Vérifier la liste des destinataires obtenus selon vos critères:
    • Cliquer en haut à droite sur le bouton gris “Nombre de destinataires”, pour avoir une idée du résultat final.
    • Revenir éventuellement en arrière pour affiner les critères.
    • Cliquer sur le bouton “Etape suivante”.

  4. Choisir le modèle de courrier à envoyer:
    • Vous devez observer dans la liste le modèle de courrier préparé à l'étape n°2 de cette explication.
    • Cliquer sur le bouton “Etape suivante”.

  5. Envoyer le mailing:
    • Cette dernière étape dépend du type de mailing.
    • Si le mailing est sous forme de lettre : il suffit de lancer l'impression.
    • Si le mailing est sous forme d'email : attention si la liste à contacter est longue. Il faudra peut-être découper l'envoi en plusieurs paquets pour tromper les serveurs de messagerie de votre fournisseur d'accès. Voir l'explication dans VetoPartner.
    • Si le mailing est sous forme de SMS : attention si les SMS ont pour objectif que les propriétaires téléphonent à la clinique.

Ne pas envoyer les SMS à 19h…mais plutôt le matin si votre assistante est en mesure de gérer les appels téléphoniques.

Je veux envoyer mon courrier au cas par cas

Cette méthode est manuelle et très rapide.

Le modèle de courrier est dans la bibliothèque.
Il suffit de choisir un propriétaire et un animal dans le répertoire client.

Faire clic-droit sur un client et choisir l'une des 3 options suivantes :

  • “Envoyer une lettre à ce client”.
  • “Envoyer un email à ce client”.
  • “Envoyer un SMS à ce client”.

Une fenêtre de sélection de modèle de courrier s'ouvre.
Choisir le modèle. C'est tout.

A noter que l'option permettant d'imprimer une lettre fonctionne si vous avez sélectionné plusieurs propriétaires dans la liste.
Cette possibilité n'est pas prévue pour les emails ni pour les SMS. Il ne faut pas non plus que le modèle de courrier soit personnalisé au niveau de l'animal. Mais ceci est bien normal.

B- Le mailing réalisé par un prestataire

Avant de commencer les explications, nous souhaitons attirer votre attention sur la notion de “secret professionnel”.

Nous avons rédigé un article paru dans la “Semaine Vétérinaire” (n°1389 du 22 janvier 2010) pour mettre en garde sur certains aspects trop souvent négligés.
Votre clientèle vous appartient. Confier la réalisation d'un mailing à un prestataire n'est pas sans risque.
Assurez-vous d'obtenir toutes les garanties avant de vous lancer dans cette opération.

Attention aux fichiers clients et au secret professionnel ! Cliquer ici pour lire l'article paru dans la "Semaine Vétérinaire"

Ce chapitre va vous expliquer comment faire lorsqu'un laboratoire vous propose de prendre en charge la réalisation d'un mailing.

Ce laboratoire (peut importe son nom) va vous proposer de lui confier une liste de coordonnées de clients.
Cette liste sera utilisée par un prestataire qui sera en charge d'imprimer des courriers aux noms de vos clients.

Il existe 2 méthodes pour réaliser un tel mailing :

  1. soit utiliser le module qui se trouve depuis le menu “Clients/Faire un mailing” et demander dès la première étape “exporter vers un autre logiciel”.
  2. soit se rendre dans le “Répertoire clients, cliquer en haut sur le menu déroulant à coté de “Tous les clients”, et sélectionner une des catégories du menu “Mes groupes de clients”.

Faire clic-droit sur la liste des clients et choisir l'option “Autres options/Exporter/Exporter les adresses dans un fichier texte”.

Dans les 2 cas, vous obtiendrez un fichier que vous pourrez donner à votre prestataire en le lui envoyant soit par email (en pièce jointe) soit par clé USB.

Exemple de méthode à appliquer pour un mailing

Comment exporter les coordonnées des clients canins actifs sur une période donnée ?

Créer un groupe de client nommé “Clients canins actifs”. Lien sur la formation en ligne de la création d'un groupe client.

Pour exporter :

  • faire clic-droit sur la liste des clients du groupe “Clients canins actifs”.
  • prendre l'option “Autres options/Exporter/Exporter les adresses dans un fichier texte”
  • donner un nom au fichier

C'est terminé.

Le fichier contiendra les colonnes suivantes : ID, TITRE, NOM, PRENOM, RUE1, RUE2, RUE3, CP, VILLE, TEL, PAYS, EMAILPERSO, EMAILBURO, CONTENTIEUX, SOLDE

Quelques explications sur certains critères du module "faire un mailing"

"Client appartenant au Docteur"

Correspond au contenu du “Client de “ de la fiche client.

"Client venus en consultation"

Sélectionne uniquement les clients dont au moins une consultation pour un des ses animaux existe sur une période donnée.
Notre avis : ce critère ne reflète pas parfaitement les “clients actifs”. Mieux vaut utiliser le critère lié aux factures.

"Clients possèdent facture(s)"

Sélectionne uniquement les clients qui possèdent une facture sur une période donnée.
Peu importe si les factures sont payées ou pas.
Ce critère est idéal pour déterminer la liste des clients actifs.

Pour les autres critères ...

Les libellés des autres critères sont suffisamment évidents pour en comprendre la signification.

Astuce pour avoir la liste des "meilleurs" clients (classés par chiffre d'affaires)

Dans le module “Répertoire clients”, cliquer sur le menu déroulant “Tous les clients” en haut à gauche, et double cliquer sur “Filtres divers”..
Cocher “Voir les clients par chiffre d'affaires”.

Indiquer un période, puis cliquer sur le bouton bleu “Rechercher les clients.
Vous pouvez ensuite trier la liste par chiffre d'affaires en cliquant sur l'en-tête de colonne nommée “C.A.”.

Cette liste peut ensuite être imprimée ou exportée vers un autre logiciel “faire clic-droit sur la liste des clients”.

Pour les plus exigeants

Il est pratiquement impossible de prévoir une belle interface permettant de filtrer des listes de clients et d'animaux en prévoyant tous les critères possibles et imaginables.
Mais cela ne veux pas dire qu'il n'y a pas de solution !

La méthode consiste à se connecter directement à la base de données.
Rien de bien compliqué. Il faut juste accepter d'y consacrer un peu de temps (le vôtre…pas le nôtre ;-))
Le champ des possibles est alors total.

Ce que vous allez découvrir ici n'est presque jamais disponible dans les autres logiciels, car les autres éditeurs aiment bien ne pas vous accorder trop de libertés.
Avec VetoPartner, nous raisonnons à l'inverse…Disons que nous ne raisonnons pas tout : que chacun reste libre !!!

Voici le lien vers le chapitre (cliquer ici) qui vous mettra sur la voie pour vous connecter à la base de données de VetoPartner.

mailing.txt · Dernière modification: 2015/04/16 16:00 par yann