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Les impayés

Accès au module des impayés : module de “Comptabilité”, puis “Relancer les impayés”.

Comment relancer les impayés ?

Méthode

Le plus simple est d’adopter une régularité dans les envois, tout comme les relances de vaccins.
Donc il vous faut définir à quelle fréquence vous vous occuperez des lettres de relances des impayés.
Par exemple : toutes les 3 semaines.

Donc, toutes les 3 semaines, vous ouvrirez le module de relance des impayés, puis :

  1. vous demanderez à voir la liste à relancer en cliquant sur le bouton bleu “Voir la liste des factures impayées.
  2. vous lancerez l’impression des courriers en cliquant sur le bouton vert “Imprimer les relances”“.

VetoPartner mémorise le numéro de la dernière relance imprimée pour chaque facture impayée.
Au départ, ce numéro est zéro : “0”. Aucun courrier imprimé.

Une fois que le premier niveau courrier sera imprimé, le numéro deviendra “1”, et ainsi de suite jusqu’à “3” puisqu’il y a trois niveaux de relances.

Quand est-ce qu’une facture est considérée comme impayée ?

Toute facture possède une date de création et une date d’échéance.

Habituellement, en vente au comptoir, la date date d’échéance est la même que la date de la facture.
Donc si cette facture n’est pas réglée, elle devient “impayée” dès le lendemain, c’est à dire le jour suivant la date d’échéance.

Comment filtrer les impayés à relancer ?

Exemple : vous souhaitez voir vos encours clients du mois de janvier

Nous allons donc renseigner seulement deux critères, et désactiver les autres :

  • premier critère : indiquer la date du 31 janvier après le libellé : « Dont la date d’échéance de la facture est inférieur ou égale à ».
  • second critère : cocher la case « Uniquement les factures réalisées depuis le… », et saisir la date du 1er janvier.
  • décocher tous les autres critères.
  • vider le champ “Type client”.

Pour finir, cliquer sur le bouton bleu “Voir la listes des factures impayées”.

Les critères de filtres possibles

“Dont la date d’échéance de la facture est inférieur ou égale à “ il ne faudrait pas relancer des factures qui ne doivent pas l’être. Cette date est normalement toujours dans le passé.
“Factures émises par le site” réservé aux cliniques qui travaillent en multi-sites. Permet de s’occuper de toutes les factures impayés du groupe, ou seulement d’un des sites du groupe.
“Type client” permet de ne s’occuper que des factures appartenant aux clients dont le champ “Type client” de leur fiche possède la valeur que vous indiquez.
“Uniquement les factures dont le montant TTC est compris entre X et Y” limpide.
“Ne pas montrer les factures relancées le…” permet de masquer les relances dont on s’est déjà occupé le jour précisé. Utile par exemple si vous commencez le travail de relance un matin, puis le finissez l’après-midi ou le lendemain.
“Masquer les clients en prélèvements” habituellement toujours coché pour ne pas perturber les factures des clients qui sont prélevés.
“Masquer irrécouvrables” si vous avez statué qu'une facture est irrécouvrable, mieux vaut la masquer. L'astuce consiste à indiquer un nombre de relance est égal à 10. Si cette option est cochée, cette facture sera masquée au prochain rafraîchissement de la liste. Clic-droit sur la facture pour changer le nombre de relances.
“Uniquement les factures réalisées depuis le” au delà d’un certain temps, certaines factures impayées le resteront malheureusement pour toujours… Donc pour ne pas “traîner” ces vielles factures dans cette liste, fixer cette date.

Imprimer les relances d’impayés

Nous allons ici uniquement observer comment lancer l’ordre d’impression des courriers de relances. La description des modèles de courriers à adapter est faîte dans le chapitre suivant.

Après avoir affiché la liste des factures impayées avec le bouton bleu, donner l’ordre d’impression en cliquant sur le bouton vert “Imprimer les relances”.
Une fenêtre s’ouvre et vous propose d’imprimer soit la totalité de la liste, soit uniquement les impayés sélectionnés.

Cliquer ici pour apprendre à sélectionner plusieurs lignes dans une grille.

Le logiciel vous propose aussi de cocher (ou pas) l’option “Imprimer une seule relance par client”.
L’objectif est de n’imprimer qu’un seul courrier pour plusieurs factures impayées d’un même client.
Le courrier comportera alors un récapitulatif des factures impayées.
Cette option est possible si vous avez correctement paramétré les modèles de courriers pour ce type de regroupement de factures impayées au sein d’une même lettre de relance (lire le chapitre suivant).

Chaque lettre de relance peut être suivie de la (des) facture(s) impayée(s).
Cocher la case “Faire suivre chaque relance de la facture non soldée” si vous le souhaitez.

Les modèles d’impression des impayés

Trois niveaux de relances : du plus souple au plus insistant

L’envoie des courriers de relances d’impayés se fait graduellement en utilisant 3 modèles dont les contenus sont de plus en plus sévères.
Cette sévérité est laissée à votre appréciation. Vous êtes libre du contenu de ces courriers. A vous de juger de l’insistance pour réclamer votre dû.

A delà de ces 3 courriers, sans nul doute faudra-t’il passer à une autre méthode pour récupérer un impayé…

Deux méthodes pour concevoir un courrier de relance

Vous pouvez souhaiter imprimer :

  • soit une lettre de relance par facture impayée.
  • soit une lettre de relance récapitulant plusieurs factures impayées d’un même client.

Où se trouvent les modèles de courriers de relances ?

Tout se trouve résumé en cliquant sur le bouton orange “Paramétrer les courriers à imprimer”.
A vous de préciser les noms des modèles de courriers à imprimer pour les relances.

Avec quel outil adapter les modèles de courriers de relances d’impayés ?

Nous ne parlerons que des modèles de courriers réalisés avec le traitement de texte gratuit “OpenOffice”.
L’ancienne méthode consistant à préparer ces modèles de courriers sous forme de “modèle d’impression” géré par VetoPartner ne sera pas abordé car elle est devenu obsolète pour ce type d’objectif.

Les modèles de courriers sont eux-même rangés dans la bibliothèques des “Modèles de courriers de correspondances” qui se trouve dans le menu “Bibliothèques”.

VetoPartner est livré avec 6 modèles de courriers prêts à l’emploi.
Ils sont nommés dans la bibliothèque comme ceci :

  • Lettre_relance[niveau de relance]pour_une_facture_impayée
  • Lettre_relance[niveau de relance]pour_une_plusieurs_factures_impayées”

A vous d’adapter éventuellement le contenu de ces lettres.

Apprendre à utiliser le traitement de texte OpenOffice pour adapter les modèles de courriers

Les champs de fusion pour le traitement de texte sont listés en cliquant sur cette page.

La façon d’utiliser les champs du fusion dans le traitement de texte est expliqué en cliquant ici.

Il existe une vidéo qui vous montre tout cela en quelques minutes : cliquer ici.
Choisir la vidéo nommée “Comment créer un modèle de compte-rendu, de courrier, de conseil ou de formulaire avec OpenOffice ?”.

Autres possibilités pratiques pour la gestion des impayés

Comme d’habitude, un clic-droit sur la grille vous donne plusieurs possibilité.

  • “Exporter la liste des impayés dans Open-office” : vous permet d’exploiter cette liste dans une tableau “type Excel”.
  • “Exporter au format texte” : idem, mais exploitable avec tous les tableurs
  • ”Voir/modifier la facture” : sans commentaire
  • ”Voir/modifier les notes sur cette facture” : pratique pour annoter la facture impayée et préciser là où vous en êtes avec le client
  • ”Changer le n°de relance sélectionné” : permet de modifier le niveau de relance (0, 1, 2 ou 3) par exemple en cas d’erreur
  • ”Décrémenter le n° de relance des factures sélectionnés”: permet d’aller vite en revenant en arrière pour tout une série de factures, notamment en cas d’erreur de manipulation.
  • ”Voir le détail de ce compte client” : affiche le compte de ce client tel qu’il est visible habituellement dans le répertoire des clients.

Sommaire de la comptabilité





les_impayes.txt · Dernière modification: 2017/09/12 15:30 (modification externe)