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Quand envoyer les relances ?

Il faut expliquer à VetoPartner une fois pour toute les périodes qui vous conviennent pour envoyer les relances.
Le paramétrage se fait depuis le menu “Relance/Envoyer les relances”.

Cliquer ensuite sur le bouton bleu “Quand envoyer les relances”. Il y a 2 onglets selon que la relance correspond à un acte ou à une information.

Le paramétrage par défaut est couramment utilisé dans les cliniques.
Chaque semaine, toujours le même jour, il suffira d'appuyer sur le bouton vert “Envoyer”, du menu “Relances/Envoyer les relances”.
Difficile de faire plus simple. Il n'y a pas besoin de réfléchir. VetoPartner saura précisément quoi envoyer et à qui. Le logiciel sait très bien où il en est selon le client.

Explications sur ce paramétrage

On observe dans le paramétrage proposé par défaut que les périodes à envoyer correspondent à une durée de 9 jours.

Pourquoi “9 jours” ?

Comme expliqué dans un précédent chapitre (Pourquoi les relances fonctionnent idéalement dans la majorité des cliniques ?), nous conseillons d'envoyer les relances chaque semaine, toujours le même jour.

Supposons que vous choisissiez le lundi.
Tous les lundis, suite à un clic de votre part, VetoPartner va envoyer les relances situées sur l'intervalle de temps paramétré.

Bien sûr, il arrivera une semaine où il ne sera pas possible d'envoyer les relances exactement le lundi. Ce jour là sera férié, notre précieuse assistance ne sera pas présente, ou il y aura tellement de travail ce lundi que vous serez débordé.

Dans ce cas, on repoussera le clic sur le bouton “Envoyer” au mardi. Ce n'est pas gênant. L'envoi des relances ne sera pas perturbé.

Et si exceptionnellement ce mardi est ultra chargé, on repoussera au mercredi. C'est encore bon, car on est encore dans le délai des 9 jours. Il est encore temps de cliquer sur le bouton “Envoyer” pour imprimer les relances et envoyer les emails et les SMS.

Mais si vous dépassez 2 jours, certaines relances ne seront pas envoyées.
Il sera possible d'imprimer plus tard quelques cartes une par une pour rattraper son retard. Mais il n'est pas souhaitable de fonctionner de cette manière.

L'envoi des relances doit se faire avec RE-GU-LA-RI-TE. C'est le secret de la réussite.

N'oublions pas que le temps passe. Il ne nous attend pas.
Les dates des relances sont programmées. Elles ne peuvent pas êtres décalées.

Les 9 jours correspondent donc à un clic à faire tous les 7 jours, plus 2 jours de marge de sécurité.

Important :

Ne confondons pas le fait de cliquer sur le bouton “Envoyer” dans VetoPartner
et le fait de coller les timbres et déposer les lettres à la poste.

Cliquer sur le bouton “Envoyer” est une action simple et très rapide.
Le timbrage est plus long et pourra se faire plus tard si vous êtes débordé de travail.

frequence_envoie_relances.txt · Dernière modification: 2014/12/04 12:25 par yann