VetoPartner : logiciel vétérinaire
 

Fiche "Ordonnance"

Avant-propos

Une ordonnance en pharmacie fonctionne comme une ordonnance classique, sauf que vous prescrivez des produits que le client ira acheter…en pharmacie humaine.

Comment ajouter une ordonnance dans l’historique ?

Cliquer en haut de l’historique sur le bouton bleu “Ajouter dans l’historique de …”, puis cliquer sur “Ordonnance”, ou “Ordonnance pharmacie”.

Une nouvelle hospitalisation n’est possible que si on a clôturé la précédente. Lire un peu plus bas comment terminer une hospitalisation.

Cette nouvelle ordonnance sera automatiquement associée à une éventuelle hospitalisation en cours.
Pour exclure cette fiche d’une hospitalisation, suivre la méthode de changement de date/utilisateur de la fiche.

Comment prescrire un produit ?

Il y a 2 méthodes possibles :

  • Si la pharmacie est à portée de main et que vous disposez d’une douchette, alors assurez-vous que le champs en bas à droite de l’ordonnance est vert (douchette en attente), et flashez le code “Datamatrix” du médicament : il sera ajouté à l’ordonnance, et le n° de lot et sa date de péremption seront précisées.
  • Dans tous les autres cas, cliquer sur le bouton orange “Prescrire un produit”. Le tarif des produits s’affiche. Rechercher le produit, ou utiliser votre douchette. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton bleu “Saisir moi-même le produit” si il n’est pas présent de les tarifs.

Les numéros de lots et dates de péremption

Si vous n‘avez pas de douchette, il n’y a pas d’autre méthode que de tout saisir.

Il y a bien sûr l’idée proposée par les centrales d’exploiter les bons de livraisons électroniques qui comportent les numéros de lots de tous les produits reçus de vos commandes. Mais c’est une fausse bonne idée, car cela fait perdre encore plus de temps : dans tous les cas, il faut lire le n° de lot sur la boîte (pas toujours facile à lire), et il faudra dans ce cas le comparer avec les numéros de lots proposés par le logiciel, car il peut y en avoir plusieurs. C’est trop long. Et si cette méthode n’est pas suivie exactement à chaque prescription, le logiciel va se retrouver encombré par des numéros de lots de produits qui n’existent plus dans votre stock. Donc il faudra faire du nettoyage….

Seule bonne méthode : la douchette, comme tous les commerçants.

Je n'ai pas de douchette. Ce serait génial si VetoPartner me proposait automatiquement le dernier n° de lot pour un même produit

C'est possible. Pour cela, il faut activer une option :
menu “Configuration/Mes préférences/Les inclassables/n° 102”.

Cocher les cases de la partie “Ordonnances” selon vos souhaits.

Ajouter les numéros de lots après-coup

Ce n’est pas gênant si la pharmacie n’est pas à portée de main lorsque pour prescrivez les produits.
Ce n’est pas non plus gênant si vous ne disposez pas d’une douchette en salle de consultation, ou disons dans la pièce où vous rédigez l’ordonnance.

VetoPartner est conçu pour apporter la solution :

Lorsque votre assistante imprimera l’ordonnance à l’accueil, VetoPartner lui signalera si il manque des numéros de lots. C’est elle qui les ajoutera dans l’ordonnance, avec idéalement une douchette. Dans ce cas, elle flashera les produits délivrés dans n’importe quel ordre. Les n° de lots et les dates de péremptions s’ajouteront alors dans l’ordonnance. L’impression pourra ensuite être lancée.

Quelques infos supplémentaires sur les n° de lots

Si vous prescrivez un produit en 3 exemplaires, rien ne prouve que votre stock dispose de 3 boîtes du même lot.
Donc si on veut être totalement rigoureux par rapport à la législation, alors ils faudra peut-être saisir 3 n° de lots différents.

VetoPartner le permet. C’est pourquoi un petit bouton orange "XXXXXXXX …"** est visible à droite du n° de lot du produit si la quantité prescrite est supérieure à 1. Il permet d’ajouter les “n-1” autres n° de lots.
Ce n’est pas une obligation, considérant que si toutes les boîtes possèdent le même n° de lot, autant ne l’inscrire qu’une seule fois. C’est la convention.

Comment ajouter une note ?

Cette possibilité n’a pas de rapport avec les posologies.
C’est juste un champ dans lequel vous pouvez ajouter du texte.
Cliquer sur le bouton jaune “Ajouter une note”.

Comment réordonner les produits prescrits ?

Sélectionner le produit dans l’ordonnance, puis cliquer sur une des deux flèches ou .

Comment supprimer un produit ou une note de l’ordonnance ?

Sélectionner le produit ou la note, puis cliquer sur le bouton rouge “Supprimer”.

Comment imprimer l’ordonnance ?

Cliquer sur le bouton vert “Imprimer”.

Si vous n’avez pas modifié le paramétrage par défaut de VetoPartner, une fenêtre apparaîtra pour vous demander les numéros de lots manquants dans l’ordonnance. Certaines législations imposent la saisie des n° de lots. Vous aurez alors le choix d’utiliser votre douchette (c’est l’idéal car le plus rapide), ou de saisir ces numéros (long, fastidieux, risque d’erreur).

Si vous ne souhaitez pas que VetoPartner contrôle si il manque des numéros de lots (déconseillé pour les pays qui disposent d’une telle législation), ouvrir le menu “Configuration/Mes préférences/Les inclassables/n°102”.

Le modèle d’impression de l’ordonnance

Un nouveau modèle d’impression de l’ordonnance a été ajouté à la bibliothèque de modèles d’impressions lors de la mise à jour vers la version 135 de VetoPartner.

Mais ce nouveau modèle n’a volontairement pas été activé, pour ne pas perturber toutes les cliniques qui ont modifié l’apparence de l’ordonnance.

Ce modèle se nomme “Ordonnance – 135”.
La présentation des produits a été améliorée.
Nous vous conseillons de l’activer.

Mais s’il vous plait, ne nous appelez pas tous pour réadapter tous les modèles d’impression des ordonnances de chaque clinique. Ce n’est pas notre rôle. Et nous n’avons pas assez de temps pour cela. Comprenez que rien que le développement de cette version 135 nous a pris 3 ans de travail… La documentation sur ce module explique ce qu’il faut connaître lorsqu’on réorganise la présentation d’un modèle d’impression.

Protocole pour facturer l’ordonnance

La facturation se fait TOUJOURS après avoir imprimé l’ordonnance.

Depuis la version 135 de VetoPartner, nous avons introduit une méthode de travail qui consiste à suivre les étapes suivantes :

  1. Rédaction de l’ordonnance depuis le dossier médical, avec saisie des n° de lots, ou pas. Si la facture n’est pas réalisée sur le même poste que celui sur lequel vous avez rédigé l’ordonnance, alors sortir de l’ordonnance (aller sur une autre fiche), ou forcer l’enregistrement immédiat de l’ordonnance en faisant un clic sur l’entête de la fiche “ordonnance” (à côté du cadenas).

  2. Sur la même machine, ou sur un autre ordinateur, cliquer à gauche de l’écran sur l’icône “Facturation”. VetoPartner propose de créer une facture, ou de continuer une précédente facture non encore soldée.
    Si vous facturez depuis une autre machine, assurez vous que l'ordonnance est bien enregistrée (lire un peu plus bas le paragraphe qui explique à quel moment se fait l'enregistrement).

  3. Etant donné qu’il reste les produits de l’ordonnance à facturer, l’onglet “Reste à facturer” s'ouvre par défaut. Il est de couleur rouge.

  4. Double cliquer en haut de cet onglet sur le libellé de l’ordonnance : on repère le nom de l’animal, la date et le n° de l’ordonnance.
    Imprimer l’ordonnance.
    Si il manque des n° de lots, VetoPartner vous le signale. L’ordonnance se ferme.

  5. Pour finir : cliquer sur le bouton bleu “Ajouter TOUT dans la facture”.

Ce protocole est un peu long à décrire si on veut être précis, mais très rapide à réaliser.
Il convient à toutes les organisations de cliniques et de cabinets, petits et grands.
Il vous assure le respect de la législation sur les n° de lots.

J’ajoute qu’il permet de cloner les n° de lots de l’ordonnance dans la facture.
Pour cet aspect, j’en profite pour expliquer que je ne trouve pas logique que les n° de lots soit obligatoires sur l’ordonnance.

  • Une ordonnance est le lieu de la prescription.
  • La facture est le lieu naturel de la délivrance.

Donc les n° de lots devraient se trouver dans la facture.
On règle ainsi le problème des renouvellements d’ordonnance (voir le paragraphe plus bas), car il est normalement interdit de modifier une ordonnance une fois réalisée. Dans ce cas, expliquez-moi comment faire pour ajouter les nouveaux numéros de lots lors d’un renouvellement sur une ordonnance qu’on a pas le droit de modifier ???

En humaine, la solution chez les pharmaciens consiste à imprimer dans plusieurs sens les preuves des délivrances successives au dos de l’ordonnance. Pourquoi pas. Mais on peut tout de même faire plus propre avec ce qui existe depuis toujours : la facture. C’est la preuve de la délivrance.

Les posologies

Elles s’ajoutent automatiquement lorsque vous prescrivez un produit.
Si plusieurs posologies sont possibles, une fenêtre s’ouvre pour vous laisser choisir la bonne.

Si aucune posologie n’est disponible, alors le produit s’affiche dans l’ordonnance avec le uniquement le libellé, la quantité, et le n° de lot si c’est un médicament.

Cliquer sur le bouton bleu “ajouter une posologie” pour saisir du texte.
Vous pourrez ensuite mémoriser cette nouvelle posologie (lire un peu plus bas).

Les librairies de posologies :

Les posologies sont gérées par la “Bibliothèque de posologies et de délais d’attentes” que vous trouverez dans le menu “Bibliothèques”. Il y a 3 origines pour les posologies :

Mémoriser une posologie de l’ordonnance, pour la prochaine fois

Si un produit ne possède pas de posologie dans la bibliothèque, alors vous allez rester dans l’ordonnance et la saisir.
Vous souhaiterez évidemment que cette posologie soit disponible pour la prochaine prescription de ce même produit. Pour faire cela, faire “clic-droit/Créer une posologie avec ce texte” sur le produit de l’ordonnance. Sympa, n’est-ce pas ?

Les phrases types

Les phrases types sont complémentaires aux posologies.
Ce sont des expressions ou des phrases que vous utilisez souvent dans les ordonnances.
Il suffit de faire “clic-droit” sur un produit de l’ordonnance pour faire apparaître ces phrases dans le menu.

Méthode pour saisie de nouvelles phrases types :

  1. Cliquer en haut à gauche de l’historique sur le bouton .
  2. Choisir l’option “Personnaliser le dossier médical”.
  3. Ouvrir l’onglet “Listes déroulantes & divers”, puis bouton bleu “Paramétrer les listes déroulantes dans les fiches”.

Vous y retrouverez tous ces champs et pourrez ajouter/modifier/supprimer des phrases.

Astuce pour aller vite : positionner le curseur au milieu de la phrase

Dans cette même fenêtre, je vous conseille de lire l’explication spécifique aux phrases types pour forcer le curseur à clignoter à un endroit précis de la phrase (idem pour les posologies) lorsque vous la sélectionnerez pour l’ordonnance. Cela permet de saisir par exemple un chiffre en plein milieu de la phrase juste après l’avoir sélectionnée dans le menu.

Par exemple pour la phrase type “Repos pendant | jours”.
Le curseur clignotera au niveau du caractère “|” (qui ne s’affichera pas).
Il ne vous restera qu’à saisir directement par exemple “10”, sans avoir besoin de jouer avec la souris.

Les modèles d’ordonnances

Comment préparer un modèle d’ordonnance ?

Peut-être rédigés-vous des ordonnances semblables régulièrement ?
Dans ce cas, je vous conseille de préparer des modèles d’ordonnances.

Il y a 2 méthodes :

  • Soit vous vous trouvez devant une ordonnance, et vous vous dîtes : “Mon ordonnance est superbe ! J’en ferais bien un modèle”. Dans ce cas, faire “clic-droit/Créer un modèle à partir de cette ordonnance”.
  • Soit vous voulez partir de zéro, dans ce cas, ouvrir le menu “Bibliothèques/Modèles d’ordonnances”, et créer votre modèle de la même manière que vous rédigez une ordonnance.

Un modèle d’ordonnance peut être lié à une espèce, ou pas.
Les n° de lots et les dates de péremptions n’existe pas dans les modèles…évidemment.

Comment utiliser un modèle d’ordonnance ?

Sur une nouvelle ordonnance, vierge ou pas, faire “clic-droit/Choisir un modèle d’ordonnance”.
La bibliothèque de modèles d’ordonnances s’ouvre. Choisissez un modèle, puis confirmez.

Il ne vous reste plus qu’à ajouter les n° de lots manquants, au moment de l’impression.

Comment faire un renouvellement d’ordonnance ?

Cette question a été tranchée suite à de nombreux échanges avec différents vétérinaires.
Pour faire un renouvellement, on clone l’ordonnance.

C’est rapide, simple, et on s’affranchit de l’illogisme de la législation (lire plus haut le protocole pour facturer une ordonnance).

  1. Sélectionner une ordonnance dans l’historique.
  2. Cliquer en haut à gauche de l’historique sur bouton .
  3. Choisir l’option “Cloner cette ordonnance”, puis la facturer et donc délivrer les nouveaux produits.

Evidemment, les n° de lots et dates de péremptions ne sont pas clonés.
On suit le protocole de facturation pour les ajouter au moment de la délivrance.

Est-il possible de cloner une ordonnance ?

Oui. C’est d’ailleurs ce que je viens d’expliquer dans le paragraphe précédent ;-).
Mais je trouvais intéressant d’avoir un titre de paragraphe avec le mot “cloner”.

  1. Sélectionner une ordonnance dans l’historique.
  2. Cliquer en haut à gauche de l’historique sur le bouton .
  3. Choisir l’option “Cloner cette ordonnance”.

Evidemment, les n° de lots et dates de péremptions ne sont pas clonés.

Comment tagger cette fiche ?

Je vous conseille de tagger les fiches le plus souvent possible.

Penser à l’avenir, et aux profits que vous pourrez ensuite tirer du moteur de recherche de cas médicaux. Cette recherche se base sur les tags pour un résultat 100% pertinent.

  • Pour ajouter un tag, cliquer en haut de la fiche, et saisir au minimum 3 lettres pour retrouver toutes les expressions du thésaurus qui possèdent ces 3 lettres. Vous pouvez ajouter autant de tags que vous voulez. Ils seront visibles en vert dans l’historique.
  • Pour supprimer un tag lié à la fiche, faire « clic-droit/Retirer ce mot-clef » sur le tag.

Si vous ne trouvez pas l’expression souhaitée, commencer par persévérer en recherchant à nouveau dans le thésaurus. Il y a peut-être un synonyme, ou une autre expression communément admise. Si vous ne trouvez toujours pas, alors faîtes une suggestion. Si elle est validée, tous vos confrères et consœurs qui travaillent avec VetoPartner en bénéficieront automatiquement. Ce thésaurus est partagé par toutes les cliniques qui travaillent avec VetoPartner (quelques centaines en France). Magique, n’est-ce pas ? :)

A quel moment se fait l’enregistrement de la fiche ?

  • lorsqu’on sort de la fiche
  • ou lorsqu'on clique sur l’historique du dossier médical
  • ou lorsqu'on clique sur l’entête de la fiche, à droite du cadenas
 

Comment envoyer une ordonnance par email ?

Il y a deux façons de faire pour envoyer cette fiche par email :

  • Soit vous ne souhaitez envoyer que cette fiche,
  • Soit vous voulez “piocher” plusieurs fiches en pièces jointes pour un même email.

Dans le premier cas, cliquer sur le bouton . La fiche est alors préparée sous forme de pièce jointe au format PDF.

Dans le second cas, cliquer sur le bouton . Une petite fenêtre s’ouvre pour vous montrer que la pièce jointe est prête. Vous pouvez alors continuer à piocher d’autres pièces jointes dans d’autres fiches.

Quand j’écris “envoyer la fiche par email”, j’entends “envoyer l’impression de la fiche sous forme de fichier PDF en pièce jointe d’un email”. Le format “PDF” étant retenu pour avoir la quasi garantie que vos destinataires pourront lire vos pièces jointes qu’ils soient sous Windows, MacOs, iPad, iPhone, iBidule, Androïd, Linux, etc.

 

Comment supprimer une ordonnance ?

Sélectionner la fiche dans l’historique, puis cliquer en haut à gauche de l’historique sur le bouton bleu .
Choisir l’option “Supprimer”, puis confirmer. C’est irréversible.

 

Comment changer la date de l’ordonnance, ou le vétérinaire qui prescrit ?

Sélectionner la fiche dans l’historique, puis cliquer en haut à gauche de l’historique sur le bouton bleu .

Choisir l’option “Changer la date ou l’utilisateur”.
Il est aussi possible d’inclure cette fiche dans le cadre d’une hospitalisation existante, ou de l’en faire sortir.

 

Astuce pour éviter la modification de la fiche : poser un cadenas

En haut à gauche de la fiche se trouve un cadenas. Cliquer sur le cadenas pour l'ouvrir ou le fermer :

  • cadenas vert = fiche modifiable
  • cadenas rouge = fiche protégée

Comment cadenasser automatiquement la fiche ?

Les préférences du dossier médical permettent de poser automatiquement un cadenas sur certains types de fiches, sauf si ces fiches sont datés du jour (sinon la fiche serait automatiquement interdite d'édition alors que vous êtes en train de la saisir…:-|).

Cliquer sur le bouton en haut de l'historique, puis choisir l'option “Personnaliser le dossier médical”.
Dans la boîte qui s'ouvre, cliquer sur l'onglet “Protection des fiches”. Choisir le type de fiche, et cliquer sur son cadenas pour activer cette protection automatique.

Retenez qu'une fiche datée d'aujourd'hui n'est jamais automatiquement protégée.
Elle le sera automatiquement à partir de demain.

 

dossier_medical_fiche_ordonnance.txt · Dernière modification: 2017/09/12 15:30 (modification externe)