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Contrôler la cohérence de la comptabilité

Disponible à partir de la version 153.

Attention : on ne rigole plus. La comptabilité est un sujet sérieux.
Tellement sérieux que beaucoup de personnes en ont peur !!!

Pourtant, la compta n’est qu’une histoire de tuyauteries, de vases communicants.
La compta se résume à 2 colonnes qu’il faut s’arranger à équilibrer avec bon sens. Les seules opérations mathématiques à connaître sont l’addition et la soustraction !

En pratique, comment se présente un compte client ?

Pour chaque client, vous avez d’un côté un « tas » de factures et d’avoirs, et de l’autre côté un « tas » d’encaissements et de remboursements.

Entre ces deux « tas », existent des « liens » qui permettent au logiciel de savoir à quoi correspond l’argent, c’est-à-dire à quelle(s) facture(s) correspond un encaissement.

Si les liens sont cohérents, alors la comptabilité est cohérente.

Exemple

On comprend bien avec ces deux colonnes que la facture de 300 € est payée en partie par l’encaissement de 100 € et celui de 120 €. La facture de 40 € n’est pas encore payée.

Les dérèglements possibles

Plusieurs manipulations d’un être humain peuvent occasionner une incohérence dans les liens entre les encaissements et les factures. C’est par exemple le cas d’un trop perçu pour lequel l’argent en trop n’est affecté à aucune autre facture. Pourtant, le logiciel vous prévient (en rouge) avant de confirmer un tel encaissement, avant que ce souci se produise inévitablement.

Un dérèglement peut aussi se produire suite à un regroupement de factures pour lesquelles un ou plusieurs encaissements existaient déjà. Ou encore lorsque le contenu d’une facture est modifié alors qu’un encaissement partiel est déjà réalisé.

Les dérèglements les plus amusants arrivent dans l’univers trouble des « avoirs ». Un avoir est juste une facture à l’envers (négative). Une déconnexion des neurones dont le rôle est de gérer les avoirs doit se produire assez fréquemment. J’ai toujours observé qu’il y avait pour beaucoup de personnes un délestage massif de la capacité de compréhension dès qu’on aborde deux domaines : celui du « temps qui passe », et celui des « chiffres négatifs ».

Petit exercice : est-ce que « -100 » est inférieur à « -200 » ? (réponse en bas de page).

Depuis la version 150 de VetoPartner, le logiciel est beaucoup plus strict et interdit désormais certaines manipulations qui risquent de provoquer des dérèglements. La liberté d’action avait un revers à la médaille. Tant qu’on a conscience des conséquences de ses actions, alors cette liberté n’est pas un problème. Mais en pratique, il y a trop de personnes qui n’ont pas parfaitement conscience de la portée de tous leurs actes. En conséquence, pas d’autre choix que d’être plus strict. C’est une très bonne chose car cela prépare aux nouvelles habitudes que la législation fiscale rendra obligatoire à partir de janvier 2018.

Votre comptabilité et le support technique de VetoPartner

Merci de ne JAMAIS déranger le support technique de VetoPartner pour des questions de chiffres dans votre comptabilité. Comprenez que quelques dizaines de milliers d'encaissements sont réalisés chaque jour sur l'ensemble des cliniques qui travaillent avec VetoPartner. Le support technique n'a pas vocation à corriger la saisie de votre comptabilité.

Temps de calcul

Le contrôle de cohérence se fait avant chaque encaissement, et avant chaque demande d'édition d'un livre des recettes, d'un bilan d'activité ou d'une exportation des données comptables.

Un compte client déjà contrôlé ne l'est pas une seconde fois. C'est inutile. Donc c'est ultra rapide pour lui.
Mais si vous demandez aujourd'hui l'édition d'un bilan comptable sur l'année passée, vous allez être obligé de patienter le temps que tous les contrôles se fassent. Une seconde demande sur la même période sera quasi immédiate. Donc patience lors de ces contrôles (il est possible de les interrompre), c'est pour votre bien. A moins que vous ne vouliez pas savoir si il y a des problèmes dans vos chiffres.

Comment désactiver le contrôle de cohérence de la comptabilité ?

Vous pouvez demander au logiciel de ne jamais faire ce contrôle de cohérence, mais dans ce cas, personne ne vous alertera si il y a un problème. Vous vous exposez alors à des mauvais chiffres par exemple dans le calcul de la TVA sur les recettes, ou encore dans la ventilation de vos données dans le bilan d’activité.

Cette option porte le n°12 dans les préférences du module de comptabilité.

Les outils à votre disposition

Heureusement, VetoPartner propose une boîte à outils pour corriger les dérèglements. En aucun cas les factures, avoirs, encaissements et remboursements ne seront modifiés.

Pour corriger les erreurs, nous allons uniquement jouer sur les liens entre les pièces comptables et l’argent. Par défaut, VetoPartner vérifie la cohérence des comptes avant exécution de certains modules. Par exemple avant de créer un encaissement, avant d’imprimer un livre des recettes, avant de demander l’affichage du bilan d’activité, ou encore avant l’exportation des données comptables.

De cette manière, il n’y a aucune raison de soupçonner que le logiciel ne sait pas calculer. Il a toujours parfaitement calculé avec les chiffres et les liens qu’on lui donne. Si vous nourrissez mal le logiciel, ne vous étonnez pas qu’il y ait des incohérences.

Comment corriger les problèmes ?

Soit le logiciel affichera automatiquement une fenêtre pour présenter les problèmes juste avant d’exploiter les données de certains comptes, soit vous pouvez demander à partir d’un client, d’une facture ou d’un encaissement de réaliser le contrôle de cohérence.

Pour faire cela manuellement, ouvrir par exemple le compte d’un client, la liste des factures ou encore la liste des encaissements dans le module de comptabilité, puis faire « clic-droit/Vérifier la cohérence de ce compte ».

Vous pouvez aussi en faire la demande depuis le bilan d’activité, bouton bleu « Vérifier la compta sur cette période ».

La fenêtre qui s’ouvre présente à gauche le (ou les) compte(s) qui pose(nt) problème.
Le compte sélectionné est présenté dans la partie centrale.

Les encaissements sont indiqués à gauche de l’écran, et les pièces comptables à droite.
VetoPartner montre la répartition de l’argent sur les pièces en précisant si un encaissement paye entièrement ou partiellement une pièce, et dans ce cas, quelle somme d’argent est attribuée à la pièce.
Les incohérences sont indiquées en rouge.

ATTENTION : une incohérence peut en cacher une autre !!!

Les outils à votre disposition sont tous logés dans le « clic-droit ».
VetoPartner montre plus ou moins d’outils en fonction du problème rencontré.
Il ne corrigera jamais tout seul un problème.

Le « support technique » de VetoPartner ne corrigera pas non plus le problème à votre place.
C’est à vous de comprendre ce qui se passe, puis utiliser le ou les bons outils pour y arriver.
Mais franchement, avec les outils proposés, le travail est plus que « mâché » :)

Cas de figures les plus courants

Pièces qui ne devraient pas être soldées

Toujours commencer par suivre le conseil du logiciel en remettant une “tête rouge” sur les pièces soldées alors qu'elles ne devraient pas l'être.

Trop perçu

Si VetoPartner vous indique un trop perçu, toujours commencer par lire le montant dans le commentaire, puis regarder dans l'ensemble des pièces si il n'existerait pas par hasard un reste à payer du même montant.

  • Si c'est le cas, alors utiliser l'outil n°2.
  • Si ce n'est pas le cas, alors utiliser les outils n° 5 ou 6.

Liste exhaustive des outils à votre disposition

[Outil n°1] - Supprimer ce lien entre "argent" et "pièce"

Cet outil et le suivant font partie du « top 5 » des outils magiques pour redresser un compte.

Celui-ci consiste tout simplement à supprimer une flèche rouge comme montrée dans l’exemple en début de cette page. C’est-à-dire supprimer le lien entre un encaissement et une facture (ou entre un remboursement et un avoir).

En aucun cas les factures, avoirs, encaissements et remboursements ne sont supprimés.

Donc on se retrouve avec d’un côté une facture « orpheline » et de l’autre côté un encaissement « orphelin ». VetoPartner ne sait donc plus à quoi est attribué l’argent de l’encaissement.

En supprimant judicieusement un ou plusieurs liens, vous allez ensuite les reconstruire intelligemment avec l’outil n°2.

[Outil n°2] - Utiliser cet argent pour combler un "Reste à payer" d'une pièce

Vous avez probablement supprimé un lien avec l’outil n°1.
Donc à présent, voici comment reconstruire ce lien.

Sélectionner un encaissement qui n’est pas entièrement lié à une facture, puis « clic-droit/[Outil n°2] ». VetoPartner ouvre une fenêtre pour vous demander de choisir une pièce sur laquelle vous pourrez lier tout ou partie de l’argent encore disponible de l’encaissement.

Ensuite, VetoPartner vous demandera de préciser quelle somme d’argent utiliser (au maximum l’argent restant à payer sur la facture).

Le lien est alors créé entre l’encaissement et la pièce.
La fenêtre précise la somme d’argent liée.

[Outil n°3] - Utiliser cet argent pour combler un "Reste à rembourser" d'une pièce

Cet outil est exactement le même que l’outil n°2, mais pour les avoirs.
Donc attention au fait que les chiffres sont en négatifs.

[Outil n°4] - Je veux rendre cet argent au client

Voici le premier outil (avec le n°5) pour gérer élégamment un « trop perçu ».

Illustration : supposons une facture de 100 € qui a été encaissé avec un montant de 120 €.
Vous avec donc 20 € de trop perçu.

Le logiciel n’est pas satisfait parce qu’au niveau comptabilité, il ne saura que faire de ces 20 € qui ne correspondent à rien. Il vous faut absolument une facture en face. Or, on n’a pas le droit de modifier une facture une fois qu’elle est encaissée…

Voici la solution simple : utiliser cet outil qui va automatiquement créer une facture de 20 € puis la lier avec cet encaissement de 120 €. De cette manière le compte est équilibré.

Mais il reste encore à rembourser le client de ses 20 €.
Cet outil n°4 va donc ensuite créer automatiquement un avoir de 20 €.
Votre client aura tout loisir d’utiliser plus tard cet avoir, ou vous pouvez tout de suite le rembourser (outil n°8 sur cet avoir).

[Outil n°5] - Ce trop perçu a déjà été remboursé au client

Cet outil est dans le principe identique à l’outil n°4, sauf qu’il ne créé pas l’avoir.

[Outil n°6] - Je veux rendre cet argent à la clinique

Cet outil est exactement le même que l’outil n°4, mais pour les avoirs.
Donc attention au fait que les chiffres sont en négatifs.

[Outil n°7] - Cet argent a déjà été redonné à la clinique

Cet outil est exactement le même que l’outil n°5, mais pour les avoirs.
Donc attention au fait que les chiffres sont en négatifs.

Il est la déclinaison de l’outil n°6, sans la création de la facture en fin de procédure.

[Outil n°8] - Encaisser ou rembourser cette pièce

Pas besoin d’explications.

[Outil n°9] - Solder

Il faut bien comprendre que la notion de “soldé/pas soldé” n''est qu'un statut.
Il n'y a aucun rapport avec la notion d'argent.

Une pièce soldée ne veut jamais dire qu'elle est payée.
C'est juste un indicateur pour visualiser d'un coup d'œil ce qui est entièrement payé de ce qui ne l'est pas.

[Outil n°10] - Ne pas solder

Même outil que le n°9, mais pour indiquer que la pièce n’est pas soldée.

[Outil n°11] - Ce chèque est impayé

L’objectif est d’expliquer au logiciel qu’un chèque vous a été retourné comme impayé.
Donc il faut annuler le chèque noté comme encaissé. Pour cela, on ne va surtout pas supprimer ce qui a déjà été noté, mais simplement « passer » une écriture inverse du même montant.

La facture sera alors notée comme impayée (non soldée) puis qu’il n’y aura plus d’argent en face.

[Outil n°12] - Annuler ce mouvement d'argent

Même outil que le n°11, mais pour tous les modes d’encaissements autre que le chèque.
Le principe est identique.

[Outil n°13] - Supprimer ce mouvement d'argent

Pour l’instant encore autorisé jusqu’à janvier 2018, date à laquelle une législation plus restrictive entrera en vigueur.

[Outil n°14] - Supprimer cette prestation

Pour rappel, une prestation est un « brouillon » de facture.
Donc aucun impacte lorsqu’on supprime un brouillon. Rien d’illégal.
En revanche, pas le droit de supprimer une facture ou un avoir !

Cas particulier

Si le commentaire indiqué en rouge précise “incohérence facture”, cela veut dire en général que le montant de la facture n'est pas cohérent avec l'addition des montants des articles qui s'y trouvent. Pour réparer cela, une seule méthode : dé-solder la facture, ouvrir la facture, puis forcer le recalcul de son total par exemple en augmentant de 1, puis diminuant de 1 la quantité d'un de ses articles. Ce type d'erreur est très rare. Il peut être occasionné par le fait que l'ordinateur ait eu un problème pendant l'enregistrement de la facture. Il peut aussi arriver lorsque la facture est ouverte et modifiée en même temps sur deux ordinateurs. VetoPartner prévient lorsque cette situation arrive, mais étant donné que l'utilisateur a toujours le dernier mot pour que le système ne soit pas “autobloquant”, il aura pu passer outre le message d'alerte, et donc provoquer ce type de problème sans s'en rendre compte.

Si la facture était déjà exportée à la compta, alors c'est plus embêtant. Dans ce cas, mieux vaut s'arranger pour que le total de la facture reste le même et ajouter un article de type “acte” avec un montant qui va compenser la différence.

Réponse au petit exercice :

Est-ce que « -100 » est inférieur à « -200 » ?
Réponse : NON

Astuce pour se souvenir de la logique :
-infini < -1000 < -200 < -100 < -50 < -1 < 0 < +1 < +50 < +100 < +200 < +1000 < +infini

Plus le chiffre est vers la gauche, plus il est petit.









controle_coherence_comptabilite.txt · Dernière modification: 2017/09/12 15:30 (modification externe)