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Communiquer avec mes clients

Communiquer par lettre, email et SMS

Bien sûr, vous pouvez téléphoner à vos clients.
Mais vous pouvez aussi communiquer par ces 3 autres moyens :

  • par lettre (ou par carte pour les relances)
  • par email
  • par SMS

Le terme “courrier” regroupe les moyens de communication : lettre, carte, email et SMS.

Nous n'allons pas rédiger à la main un courrier à chaque fois qu'il sera nécessaire de communiquer avec un client.
VetoPartner conserve en mémoire vos modèles de courriers dans des bibliothèques.

A chaque fois que vous préparez un nouveau courrier, il faut prendre le réflexe de se demander si vous en aurez plusieurs fois l'usage.
Si la réponse est “oui”, alors on enregistrera ce courrier dans la bibliothèque sous forme de modèle.

IMPORTANT

Nous pensons qu'il faut prendre l'habitude de demander systématiquement à vos clients s'ils disposent d'une adresse email (personnelle et/ou professionnelle).
Ce mode de communication est très apprécié. Il reste cependant complémentaire.

Les courriers de relances (vaccins, bilans, suivis, etc.)

Ces courriers ne servent qu'aux relances d'événements (d'actes).
Les modèles sont conservés dans la bibliothèque de courriers (menu “Bibliothèques/Modèles de courriers de relances”).

Les courriers de correspondances

Il s'agit de toute la communication avec vos clients : tout sauf les relances et les comptes-rendus.
Les modèles sont conservés dans la bibliothèque de courriers (menu “Bibliothèque/Modèles de courriers de correspondances”).

Exemple pour envoyer un email type à un client :

  1. faire clic-droit sur le répertoire client et choisir l'option “Envoyer un email à ce client”.
  2. choisir un modèle d'email.
  3. cliquer sur le bouton “Envoyer l'email”. C'est tout !

On peut reproduire cet exemple pour une lettre ou un SMS.
C'est pratique et très rapide.

Les conseils et les formulaires

Ces documents quotidiennement utilisés sont disponibles depuis plusieurs endroits du logiciel.
Ils sont personnalisés en fonction du client et quelque fois de l'animal sélectionné.

  • Sous la main depuis le “Répertoire clients”, cliquer en bas à droite sur un des boutons vert “Imprimer 1 conseil/ 1 formulaire”.
  • disponibles aussi depuis le menu “Bibliothèque/Conseils” et “Bibliothèque/Formulaires”.
  • disponibles depuis le module de consultation du dossier médical.
  • disponibles dans quelques autres modules si l'usage veut que l'impression d'un formulaire soit disponible à ce moment là.

Les comptes-rendus

Imaginez réaliser une ovario, puis en 2 minutes imprimer ou envoyer un compte-rendu par email à votre client ou confrère !

Il suffit de prendre le temps une fois pour toute de réaliser un modèle de compte-rendu d'ovario. Ce n'est pas différent d'un modèle de courrier, car seule la présentation change. Il faut prévoir les différents cas.

En résumé :

Il faut capitaliser votre expérience au sein de modèles de comptes-rendus.
Le traitement de texte OpenOffice vous donne une totale liberté de présentation.
Des photos et schémas peuvent êtres ajoutés.

Les comptes-rendus sont utilisés dans le dossier médical, module “Comptes-rendus”.
Les modèles de comptes-rendus sont conservés dans la bibliothèque de courriers (menu “Bibliothèque/Modèles de comptes-rendus”).

communiquer.txt · Dernière modification: 2017/09/12 15:30 (modification externe)